Matriz de competências: entenda o que é e saiba como montar a sua
Em função das necessidades organizacionais, é importante ter um método para lidar com todas as questões relacionadas às competências, formação e desenvolvimento das pessoas e equipes. Uma matriz de competências bem elaborada traz benefícios em vários momentos.
Ela pode ser usada no recrutamento de novos colaboradores, na elaboração do plano de treinamento e desenvolvimento e até para garantir o recrutamento interno, possibilitando a seleção dos colaboradores com as competências certas para participarem de determinados projetos e assumirem novas funções.
Com a matriz de competências em mãos, você consegue ter mais informações para tomadas de decisão, pois vai conseguir gerenciar as pessoas de uma forma mais individualizada, de modo a valorizar os conhecimentos e competências de cada um e direcionar o desenvolvimento de novas competências.
O que é matriz de competências?
A matriz de competências é a ferramenta para definir quais competências e habilidades uma pessoa precisa ter para desempenhar com eficiência uma atividade, atingindo os resultados definidos pela empresa.
Ou seja, ela ajuda a criar um mapa, cruzando as competências que são necessárias para a organização com as competências que os colaboradores possuem.
Estruturar a lista de competências por função, perfil, papel ou processo é uma boa prática, pois vai facilitar o mapeamento dos gaps de competências em uma determinada função ou determinado ponto do processo. Veja um exemplo:
Qual a importância da matriz de competências?
Além da visão mais clara das competências que precisam ser trabalhadas no plano de desenvolvimento e treinamento da organização, com a matriz de competências, o gestor de RH e do time consegue avaliar quais pontos um colaborador precisa desenvolver para evoluir sua carreira.
Assim, os gestores podem trabalhar em planos de desenvolvimento individuais (PDI) e direcionar as necessidades de cada uma das pessoas do seu time.
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Como você pode perceber, a matriz de competências é uma ferramenta que ajuda a identificar quais são os conhecimentos que precisam ser desenvolvidos ou buscados no mercado, traz transparência às fragilidades de cada área, decorridas da falta de desenvolvimento por parte das equipes.
Isso vai ajudar nas decisões de investimento, na estruturação e composição de cada time, no desenvolvimento das equipes e na otimização do conhecimento, ou seja, a colocar as pessoas certas nas posições certas.
Além disso, contar com uma matriz de competências também pode ajudar em decisões estratégicas e trazer flexibilidade e agilidade para lidar com mudanças.
Benefícios da matriz de competências
A matriz de competências oferece uma série de benefícios para as empresas e para a gestão de pessoas, ajudando a identificar e desenvolver habilidades de maneira estratégica, como:
1. Clareza e estrutura na gestão de competências
A matriz de competências fornece uma visão clara e estruturada das habilidades exigidas para cada cargo e das competências que cada colaborador já possui.
Isso facilita a identificação de gaps de competência e conhecimento, ajudando os gestores a entenderem onde estão as lacunas e a criar planos de desenvolvimento específicos.
Além disso, a matriz traz transparência para os critérios de avaliação, o que melhora a comunicação e o entendimento entre gestores e colaboradores.
2. Desenvolvimento personalizado dos colaboradores
Com a matriz de competências, é possível elaborar planos de desenvolvimento mais personalizados.
Ao identificar quais competências precisam ser aprimoradas em cada colaborador, a empresa pode direcionar treinamentos, mentorias e outras ações de capacitação de forma mais eficaz.
Isso evita treinamentos generalistas e garante que cada profissional receba o suporte necessário para se desenvolver nas áreas que realmente impactam seu desempenho.
3. Melhor alocação de recursos
Ao entender quais são as competências já desenvolvidas e quais ainda precisam ser trabalhadas, a empresa consegue alocar recursos de maneira mais eficiente.
Isso significa que os investimentos em treinamentos e desenvolvimento são direcionados para as áreas e pessoas que mais precisam, evitando gastos desnecessários e melhorando o retorno sobre o investimento.
4. Apoio no planejamento de sucessão
A matriz de competências é uma excelente ferramenta para planejamento de sucessão dentro da empresa.
Ao visualizar quais colaboradores já possuem as competências necessárias para assumir novos cargos ou posições de liderança, os gestores conseguem planejar sucessões de forma estratégica, desenvolvendo líderes internos e reduzindo a necessidade de contratações externas.
5. Aumento do engajamento e satisfação dos colaboradores
Quando os colaboradores têm clareza sobre quais são as competências esperadas para seu cargo e quais são as oportunidades de desenvolvimento disponíveis, eles se sentem mais motivados e valorizados.
Esse tipo de transparência aumenta o engajamento e a satisfação, pois os colaboradores enxergam oportunidades reais de crescimento e sabem que a empresa está investindo em seu potencial.
6. Facilita o recrutamento e seleção
A matriz de competências também pode ser utilizada no processo de recrutamento e seleção.
Quando a definição das competências essenciais para cada cargo é feita com clareza, a empresa consegue alinhar os processos seletivos e garantir que os candidatos possuam as habilidades necessárias para o desempenho das funções.
Isso reduz o risco de contratações inadequadas e aumenta a eficácia das novas admissões.
7. Promoção de um ambiente de aprendizado contínuo
Ao utilizar a matriz de competências, a empresa fomenta uma cultura de aprendizado contínuo e desenvolvimento.
Os colaboradores sabem que estão sendo incentivados a melhorar constantemente, e a empresa se posiciona como um ambiente que valoriza a capacitação.
Essa abordagem contribui para a criação de um ambiente de trabalho mais dinâmico e inovador, onde todos estão comprometidos com o próprio crescimento e o da organização.
8. Suporte à gestão de desempenho
Por meio da matriz de competências, é possível fazer uma avaliação de desempenho mais justa e embasada.
A matriz permite que os gestores comparem as competências exigidas para o cargo com as competências apresentadas pelo colaborador, facilitando a identificação de pontos fortes e áreas a serem desenvolvidas.
Isso torna o processo de feedback mais construtivo e focado no desenvolvimento, e não apenas na correção de falhas.
9. Melhoria no planejamento estratégico
Isso mesmo: a matriz de competências também auxilia no planejamento estratégico da empresa.
Ao entender quais competências a organização possui e quais ainda precisam ser desenvolvidas, os gestores conseguem alinhar melhor as ações de desenvolvimento com os objetivos de longo prazo da empresa, garantindo que a força de trabalho esteja preparada para enfrentar desafios futuros e se adaptar às mudanças do mercado.
10. Maior agilidade em realocações e promoções
Por fim, a matriz facilita realocações internas e promoções. Com uma visão clara das competências de cada colaborador, é possível identificar rapidamente quem está preparado para assumir novas responsabilidades ou até mesmo mudar de área dentro da empresa.
Isso agiliza o processo de movimentação interna e garante que as promoções sejam feitas com base em critérios objetivos e transparentes.
Objetivos da matriz de competências
Essa ferramenta é uma grande facilitadora em diversas situações dentro dos negócios. Vamos te mostrar algumas situações nas quais a matriz de competências pode ser usada:
1. Balancear conhecimentos e competências
Com a matriz de competências, é possível identificar o volume de pessoas que têm determinado conhecimento e quais funções elas estão desempenhando, para promover movimentações e colocar os colaboradores em áreas onde geram melhores resultados.
Isso facilita o job rotation e evita a contratação de um novo colaborador com um conhecimento que já existe dentro da organização. Além de, é claro, ajudar a trazer algum perfil que tenha um conhecimento necessário na empresa.
2. Apoiar o processo seletivo
Achar a pessoa certa para uma determinada função é um desafio para as empresas, seja na busca de um novo profissional ou remanejamento de algum colaborador que já faz parte da equipe. São muitos fatores que envolvem esse processo e, se não tivermos uma visão clara de quais competências são necessárias para a função, podemos tomar decisões equivocadas.
Considerando esse cenário, podemos afirmar que a matriz de competências é uma ferramenta que auxilia nos processos de recrutamento.
Ter um mapa com as competências necessárias para cada função facilita muito os novos recrutamentos, porque garante mais objetividade na contratação, segurança de que você realmente está considerando as competências mais relevantes e fazendo escolhas pelos candidatos de forma consciente, sabendo o que vai precisar desenvolver em cada novo colaborador.
3. Ajudar a montar o plano de desenvolvimento e treinamento
Com a lista de gaps de competências evidenciados na matriz de competências, você conseguirá identificar quais competências precisam ser desenvolvidas para toda a organização e, com essas informações, você poderá otimizar o uso de recursos para capacitação das equipes.
Também é possível identificar pessoas que podem apoiar no desenvolvimento de uma nova competência na organização. Afinal, a matriz evidencia quando alguém tem domínio de determinado tema e pode compartilhar seu conhecimento, criando um ambiente propício para colaboração e mentoria.
Além do plano de treinamento e desenvolvimento, a lista de gaps vai ajudar na elaboração de um PDI mais direcionado aos gaps de competências e na destinação de recursos para as necessidades mais urgentes.
4. Auxiliar as avaliações de desempenho
A avaliação de desempenho e a matriz de competências são ferramentas que, usadas em conjunto, vão melhorar muito a gestão das pessoas. Afinal, o uso das ferramentas facilitará a avaliação de quais competências podem estar influenciando o desempenho e os resultados de cada colaborador.
Não esqueça de manter a matriz de competências atualizada, conforme seus colaboradores vão se desenvolvendo. Você pode criar mecanismos para facilitar isso, desde delegar aos colaboradores a atualização das suas matrizes até a criação de planos de incentivo de redução de gaps de competências. Avalie o que é mais aderente ao momento de sua área ou organização.
Agora que você entendeu os principais benefícios em ter uma matriz de competências, vamos explicar como preparar a sua. Os primeiros passos podem parecer difíceis e trabalhosos, mas vale a pena começar.
Como montar sua matriz de competências?
Montar uma matriz de competências envolve algumas etapas específicas para garantir que a ferramenta seja realmente útil na gestão e no desenvolvimento dos colaboradores.
A matriz deve refletir as necessidades da empresa, os requisitos de cada cargo e as habilidades e comportamentos desejados para que os colaboradores desempenhem suas funções com excelência. A seguir, vamos te explicar um passo a passo detalhado para criar uma matriz de competências:
Passo 1: defina os objetivos da matriz
Antes de começar a construir a matriz, você precisa definir quais objetivos ela deve alcançar. Pergunte-se: por que estamos criando essa matriz?
Os motivos podem ser variados, como identificar gaps de competências, direcionar treinamentos, apoiar no planejamento de sucessão ou realizar uma avaliação mais justa de desempenho.
Definir os objetivos ajuda a nortear todo o processo de construção e a garantir que a matriz atenda às necessidades estratégicas da empresa.
Passo 2: mapeie as competências necessárias
O próximo passo é identificar e listar as competências necessárias para cada cargo ou área da empresa. As competências podem ser divididas em duas categorias principais:
- Competências técnicas (hard skills): são os conhecimentos e habilidades específicas para a execução de uma função, como domínio de ferramentas, conhecimento de metodologias, fluência em idiomas, entre outros;
- Competências comportamentais (soft skills): são as habilidades relacionadas ao comportamento e às atitudes, como comunicação, liderança, trabalho em equipe, capacidade de adaptação, e outras.
Para mapear essas competências, você pode conversar com gestores, analisar descrições de cargos, fazer pesquisas internas com os colaboradores e estudar os requisitos de mercado para funções similares.
Comumente, as empresas já têm essas informações nas descrições de cargos. Ainda com a lista de competências, indique como cada competência será desenvolvida, seja por meio de treinamento, workshop, seminário, mentoria etc. Isso será bem importante quando você for elaborar o plano de desenvolvimento e treinamento.
Passo 3: defina níveis de proficiência
Para cada competência, defina níveis de proficiência que indiquem o grau de domínio esperado dos colaboradores.
A escala pode variar de 1 a 3, 1 a 5, ou até de iniciante a especialista, dependendo do nível de detalhamento que você deseja.
Uma dica: descreva o que é considerado em cada um dos níveis. Essa definição serve para termos uma calibragem no mapeamento do nível de cada colaborador, por exemplo:
- 1 – Básico: conhecimento básico e teórico sobre a competência, ainda sem prática consistente.
- 2 – Intermediário: aplicação prática da competência no dia a dia, com boa execução.
- 3 – Avançado: alta capacidade de aplicar a competência com autonomia e de ensinar ou liderar outras pessoas nesse aspecto.
Esses níveis ajudam a avaliar como cada colaborador está posicionado em relação ao que é esperado para sua função.
Passo 4: associe as competências aos cargos
Após definir as competências e os níveis de proficiência, o próximo passo é associá-las aos cargos existentes na empresa. Para cada cargo, estabeleça quais são as competências mais relevantes e quais são os níveis de proficiência esperados para cada uma delas.
É importante que os requisitos sejam realistas e compatíveis com o escopo de cada posição.
Por exemplo, para um cargo de analista de marketing, você pode definir as seguintes competências e níveis esperados:
- Conhecimento em SEO: Nível 3 (Avançado);
- Capacidade analítica: Nível 2 (Intermediário);
- Comunicação escrita: Nível 3 (Avançado);
- Trabalho em equipe: Nível 2 (Intermediário).
Essa associação facilita a visualização do que é necessário para desempenhar cada cargo com excelência.
Passo 5: avalie as competências dos colaboradores
Com a matriz de competências pronta, o próximo passo é avaliar os colaboradores. Essa avaliação pode ser feita por meio de autoavaliações, feedbacks dos gestores, avaliações 360 graus, ou mesmo utilizando ferramentas de avaliação de desempenho.
O ideal é que essa avaliação seja baseada em critérios claros e mensuráveis, para que a alocação nas competências seja justa e objetiva.
Passo 6: preencha a matriz de competências
Agora que você já avaliou as competências dos colaboradores, preencha a matriz com as informações coletadas. A matriz pode ser criada em uma planilha de Excel ou em uma plataforma de gestão de talentos.
Cada linha representa um colaborador e suas respectivas competências, e cada coluna mostra os níveis de proficiência de cada competência. Isso facilita a visualização dos gaps de desenvolvimento e das áreas em que cada colaborador se destaca.
Passo 7: analise os gaps e defina ações de desenvolvimento
Com a matriz preenchida, você consegue identificar facilmente os gaps de competências — ou seja, as áreas onde os colaboradores ainda não atingiram o nível de proficiência esperado.
A partir dessa análise, é possível elaborar planos de desenvolvimento para capacitar os colaboradores, promover realocações, ou até revisar os critérios de recrutamento e seleção para cargos específicos.
Passo 8: implemente e acompanhe os resultados
Por fim, implemente os planos de desenvolvimento e acompanhe os resultados ao longo do tempo. A matriz de competências deve ser revista e atualizada periodicamente, para refletir mudanças nas competências exigidas, nas funções ou no perfil dos colaboradores. Isso garante que a ferramenta continue relevante e eficaz para a gestão de pessoas.
Pronto! Agora você consegue ter uma visão dos gaps de competências tanto da empresa, quanto de cada colaborador. Esses gaps serão a base para você planejar o desenvolvimento e treinamento das equipes, ou para contratar novos colaboradores que já possuem alguns dos conhecimentos que não estão cobertos pela equipe atual.
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Como coletar informações para a matriz de competências?
Como falamos anteriormente, pode parecer difícil e trabalhoso organizar todas essas informações. Então vamos te dar algumas dicas que podem te ajudar:
Informações para os cargos
A coleta das informações que dizem respeito aos cargos, funções e preferências da empresa pode ser feita em diversas fontes, dependendo da cultura da sua organização. Como já falamos anteriormente, a definição de cargo e função é bem comum na maioria das empresas. Verifique junto ao RH como estão essas informações. Você pode estruturar conforme o exemplo abaixo:
Caso sua empresa tenha processos mapeados e com algum nível de documentação, essa certamente é outra fonte para mapeamento de competências necessárias para execução das atividades.
Informações dos colaboradores
Para coletar as informações dos colaboradores, como muitas vezes estão atualizadas, você pode buscar as informações no RH. Outra alternativa é fazer uma pesquisa para que cada colaborador responda quais são as suas competências atualizadas e o nível de conhecimento em cada uma.
Veja um exemplo de como você pode organizar essas informações.
Você pode aproveitar esse momento de levantamento das informações dos colaboradores para montar o PDI e fazer sessões de feedback.
Depois de conhecer essas dicas, fica mais fácil iniciar sua matriz de competências, né? Com as informações coletadas em mãos, basta colocar tudo na sua matriz.
Você está pronto para usar a matriz de competências nas melhores decisões. Mas, já pensou no que fazer com os resultados? Quando sabemos quais as habilidades que faltam para o crescimento da empresa, podemos tomar as decisões mais adequadas!
Por exemplo, você pode contratar novos profissionais que possuam essas competências ou desenvolver novas competências nos colaboradores que já fazem parte da organização. Para continuar aprendendo sobre isso, acesse nosso e-book de gestão por competências:
Consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC, possui os títulos de PMP (Project Management Professional) pelo PMI e CBPP pela ABPMP. Com mais de 25 anos de experiência em gestão de projetos, é uma grande entusiasta da tecnologia e acredita na inovação como facilitadora dos processos de desenvolvimento de pessoas.
