Planilha de controle de treinamento: descubra a importância e baixe gratuitamente

A planilha de controle de treinamentos é uma ferramenta importante para garantir que as capacitações de uma empresa ocorram de acordo com o que foi planejado.

O que é controle de treinamentos?

O controle de treinamentos consiste em um conjunto de ações para monitorar o andamento da capacitação e garantir o alcance dos resultados desejados.

Isso é feito com base na observação de indicadores de treinamento, que são métricas usadas para mensurar a qualidade e eficácia das capacitações de uma empresa. Esses indicadores podem ser:

• Específicos: analisam os dados de um treinamento realizado recentemente, comparando sua performance com anteriores.
• Gerais: mostram os efeitos de um treinamento à longo prazo na performance geral da empresa.

Veja exemplos de indicadores de treinamento a seguir.

Qual a importância da Planilha de Controle de Treinamentos?

Com a planilha de controle de treinamentos, é possível monitorar o andamento das capacitações da empresa e garantir que os resultados propostos sejam alcançados.

A planilha de treinamento permite que o gestor acompanhe diversos dados importantes, como:

• Quais treinamentos estão em andamento;
• Desempenho dos colaboradores em treinamentos concluídos (se estão aprovados ou reprovados);
• Quem é o instrutor responsável por cada treinamento;
• Qual é o tempo de duração de cada treinamento e prazo para ser feito.

Ao ter noção desses dados, a empresa evita problemas de gerenciamento, como treinamentos repetidos e o não cumprimento de treinamentos obrigatórios.

Dessa forma, as ações de T&D propostas pela corporação se tornam muito mais eficientes, o que gera economia de recursos e contribui para o a formação do capital intelectual da empresa.

Se você quer colocar tudo isso em prática, veja a seguir tudo o que precisa saber sobre a nossa planilha gratuita de controle de treinamentos!

Como usar a Planilha de Controle de Treinamento da Twygo?

Nossa planilha de controle de treinamentos foi elaborada no Excel e possui as seguintes informações, que devem ser preenchidas de acordo com os dados da sua empresa:

1. Treinamento: preencher com o nome do curso/evento;
2. Instrutor: nome de quem irá ministrar o treinamento;
3. Colaborador: quem está sendo capacitado;
4. Departamento: a qual departamento esse colaborador pertence;
5. Carga horária: tempo de duração do treinamento;
6. Data de início e de término;
7. Status: selecionar se o treinamento está “Em andamento”, “Não iniciado” ou “Concluído”;
8. Situação: indicar se o colaborador foi “Aprovado” ou “Reprovado” no treinamento.

É possível adicionar ou alterar opções, de acordo com as suas necessidades.

Principais indicadores de treinamentos

São muitos os indicadores que fazem parte do controle de treinamentos, como no dashboard abaixo:

Taxa de adesão e de abandono

Esse indicador se refere a porcentagem de pessoas que iniciam o treinamento e permanecem nele, sem desistirem ao longo do caminho.

O número de pessoas que aderem ao treinamento está relacionado a sua divulgação. Por isso, é importante anunciar os treinamentos com antecedência nas redes de comunicação da empresa.

Já a desistência pode ser causada por diversos fatores, como uma didática ineficiente ou formato de conteúdo que não engaja o público-alvo.

Tempo médio de treinamento por pessoa

Contabilizar quantas horas de treinamento foram realizadas por colaborador ajuda a medir o desempenho individual de cada um e o custos por hora do treinamento.

Isso também contribui para uma visão geral do progresso dos colaboradores e pode identificar lacunas no treinamento.

Afinal, se vários colaboradores ficam muito tempo em uma só etapa, é possível que o conteúdo ou o formato daquele módulo precise ser melhorado.

Reação dos participantes

Após aplicar o treinamento, é fundamental estabelecer meios de comunicação para que os colaboradores possam comunicar suas impressões.

Ao avaliar esses dados, é possível identificar como está a qualidade da capacitação e quais foram os conteúdos que mais trouxeram engajamento.

Além disso, ouvir a opinião dos colaboradores faz com que eles se sintam valorizados, o que aumenta sua motivação – que inclusive é um dos pilares da andragogia.

Investimento total no treinamento

A capacitação ideal é aquela que tem baixo custo e resultados satisfatórios.

Para alcançar esse cenário, é preciso acompanhar de perto o valor investido no treinamento e o retorno financeiro que ele gera.

Isso geralmente é feito pelo cálculo do ROI de treinamento, que consiste em subtrair o custo do treinamento do lucro gerado por ele. Depois, deve-se dividir esse resultado pelo custo do treinamento.

Se o resultado do cálculo estiver acima de 1, o ROI é positivo e o treinamento pode ser considerado bem-sucedido.

Além dos indicadores apresentados, existem vários outros que contribuem para o controle de treinamentos, e você pode baixar nosso infográfico com as principais métricas aqui.

Se você precisar de uma ajudinha para mensurar cada indicador, baixe nossa planilha de indicadores de treinamento:

3 dicas para fazer controle de treinamentos

1. Estabeleça metas

Só é possível avaliar se um treinamento está sendo bem-sucedido se tivermos ideia de onde queremos chegar.

• Por isso, é fundamental estabelecer metas de treinamentos, respondendo perguntas como:
• Quantos colaboradores a empresa pretende capacitar?
• Em quanto tempo?
• Qual lucro se espera gerar pelas capacitações?

Uma dica para criar metas de treinamento alcançáveis é utilizar o método SMART. Veja abaixo:

Dessa forma, você terá direcionamento na hora de avaliar os indicadores de treinamento.  

2. Utilize uma plataforma LMS

As plataformas LMS tornam o controle de treinamentos mais fácil porque, além de possibilitarem a aplicação do treinamento virtual, apresentam indicadores organizados e automáticos.

Dessa forma, o acompanhamento dos números se torna mais prático e a empresa economiza muito em relação aos treinamentos presenciais, que despendem gastos com locação, transporte, material físico, etc.

3. Avalie resultados

Após a aplicação do treinamento, é hora de mensurar os resultados dos colaboradores e ter um feedback da capacitação. Isso pode ser feito por meio da:

• Avaliação de resultados;
• Avaliação de desempenho;
• Autoavaliação do colaborador.

Essas avaliações têm focos diferentes, mas possuem o comum objetivo de medir a eficiência do treinamento e identificar possível falhas para que sejam melhoradas.

Dica extra: acompanhe indicadores de forma prática com a Twygo

A Twygo é uma plataforma de criação e gestão de treinamentos online que oferece controle de treinamentos, facilidade na execução de capacitações e geração de insights para o desenvolvimento de pessoas.

Na visão do administrador, é possível acompanhar indicadores como:

• Número de matrículas;
• Certificados emitidos;
• Carga horária cumprida;
• Taxa de progresso;
• Questionários realizados.

Já na visão do colaborador, é possível que ele veja o ranking de usuários com melhores pontuações no treinamento, uma estratégia de gamificação para deixá-lo mais engajado.

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Gabrielly Pazetto

Desde 2018 ajudando empresas a transformar T&D com tecnologia na Twygo. Licenciada em Letras, MBA em Marketing pela USP/Esalq e Técnico em TI (Informática) pelo Instituto Federal Catarinense. Especialista em estratégias de produto, inovação e condução de projetos de produto com foco em treinamento e desenvolvimento.