Orçamento de treinamento: descubra o que é e veja 7 passos para montar o seu
O orçamento de treinamento é um roteiro para mapear e calcular os gastos que a empresa terá ao implantar capacitações. Segundo a pesquisa Panorama do Treinamento no Brasil, as empresas gastam em média R$1.012 em treinamento por colaborador. Esse alto investimento precisa gerar retorno, e fazer um orçamento de treinamento contribui para isso.
O que é orçamento de treinamento?
O orçamento de treinamento é um mapeamento dos custos diretos e indiretos que a empresa terá ao aplicar programas de capacitação de colaboradores.
Os custos diretos são aqueles pontualmente relacionados com o treinamento, como pagamento dos instrutores, material e local.
Já os indiretos são aqueles gerados pelo treinamento, como as horas de trabalho em que os colaboradores ficaram na capacitação.
Independentemente do tamanho da empresa, é fundamental que seja feito o orçamento do treinamento antes da execução de capacitações, porque ele contribui para:
- Prever todas as despesas que a organização terá, evitando que surpresas apareçam pelo caminho;
- Ajudar no controle sobre o retorno do treinamento;
- Definir a distribuição da verba da empresa de acordo com suas necessidades;
- Estabelecer metas por equipes com base no valor que será gasto na capacitação.
- Tudo isso ocorre através da identificação e cálculo de custos de treinamento.
Quais são os custos analisados pelo orçamento de treinamento?
Mas afinal, quais custos devem ser observados durante o orçamento de treinamento? Confira os principais abaixo.
Horas gastas com treinamento
É preciso contabilizar a quantidade de horas que os colaboradores gastarão com treinamento, afinal, eles precisam parar sua jornada de trabalho para participar do aprendizado.
Além disso, a quantidade de horas gastas é fundamental para elaborar o orçamento de horas de trabalho para instrutores do treinamento.
Contratação de instrutores
Faz parte do orçamento de treinamento definir se será contratado um instrutor externo ou interno. Ambos possuem vantagens e desvantagens, como:
- Instrutor externo: tem domínio sobre o assunto, mas não conhece profundamente a empresa.
- Instrutor interno: pode não ser referência no assunto, mas está por dentro dos processos da empresa.
Financeiramente, um instrutor externo é mais caro, pois, além dele cobrar pela sua hora de serviço, a empresa também deverá arcar com custos de deslocamento e de hospedagem quando necessário.
Locação, transporte e materiais
Para treinamentos presenciais, é indispensável pensar nos custos de equipamentos físicos. Alguns deles são:
- Projetores;
- Apostilas;
- Exercícios impressos, canetas e blocos de anotação;
- Aluguel do espaço físico;
- Transporte;
- Alimentação.
Essa lista pode variar de acordo com os materiais que a empresa já tem e que podem ser reaproveitados.
Investimento em novos recursos
Por último, o orçamento de treinamento investiga a possibilidade de a empresa investir em inovação, como soluções tecnológicas, para melhorar a capacitação. Um grande exemplo disso é o uso de plataformas LMS para aplicar treinamentos à distância. Com um treinamento virtual, a empresa não terá que arcar com os todos os custos materiais citados acima.
Além disso, não precisa se preocupar com as horas gastas para a realização do treinamento, pois os colaboradores podem estudar quando e onde quiserem.
7 passos para implementar um orçamento de treinamento
1. Identifique as necessidades de treinamento
Não há como começar a planejar os gastos de um treinamento sem antes entender por que ele é necessário. É preciso diagnosticar quais competências devem ser trabalhadas e quais equipes precisam ser capacitadas.
Dessa forma, é possível pensar nos materiais, métodos e tipos de treinamento que são os mais aplicáveis para a ocasião. E, claro, diferentes tipos e capacitação possuem custos variados.
2. Calcule a quantidade de colaboradores
Saber qual é o número de colaboradores que serão treinados é importante porque:
- Em treinamentos presenciais: Serve para o cálculo do aluguel do espaço, transporte e materiais impressos.
- Em treinamentos online: Serve para a contratação de planos em plataformas LMS.
Naturalmente, o gasto que uma empresa de 100 colaboradores terá para capacitá-los é inferior ao gasto que uma empresa de 500 colaboradores terá.
3. Estude os custos de treinamentos passados
Para te ajudar a contabilizar o que será gasto, é interessante analisar o histórico de treinamentos da empresa.
Isso pode ser feito pela observação de:
- Notas fiscais e comprovantes de pagamento;
- Registro de horas dos treinamentos anteriores.
Caso esse histórico não esteja disponível, é possível utilizar o método Orçamento Base Zero, que consiste em separar os gastos essenciais dos gastos supérfluos de treinamento.
4. Realize um planejamento estratégico
Agora é o momento de colocar os custos no papel e analisar detalhadamente. Reflita sobre alguns pontos:
- Em quantas aulas ou módulos ocorrerá o treinamento?
- Quem irá preparar os conteúdos?
- Será necessário contratar instrutores externos?
Pensar nesses aspectos irá te ajudar a planejar melhor a estrutura do treinamento e identificar os gastos por etapa.
5. Considere os riscos
Situações imprevistas podem acontecer, e por isso, é muito importante que o treinamento tenha um orçamento flexível com fundos de reserva.
Um exemplo de risco é a necessidade de ter que repetir o treinamento, caso ele não gere o resultado esperado.
6. Acompanhe indicadores
Para saber se o treinamento está ou não sendo eficiente, é preciso acompanhar seus resultados. Isso pode ser feito através de indicadores de treinamento, como:
- Taxa de adesão e abandono;
- Aproveitamento individual;
- Feedback dos colaboradores.
A partir deles, é possível avaliar tanto a eficiência técnica da capacitação quanto o nível de satisfação dos colaboradores com ela.
7. Faça o cálculo do ROI de treinamento
O ROI (Return Over Investiment) é o cálculo do retorno que a empresa tem sobre o que investiu no treinamento.
Ele ocorre a partir da seguinte equação:
ROI = Resultado obtido – Investimento no treinamento ÷ Investimento no treinamento
Para que o ROI seja considerado positivo, o retorno da ação deve ser maior do que o custo investido nela.
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Desde 2018 ajudando empresas a transformar T&D com tecnologia na Twygo. Licenciada em Letras, MBA em Marketing pela USP/Esalq e Técnico em TI (Informática) pelo Instituto Federal Catarinense. Especialista em estratégias de produto, inovação e condução de projetos de produto com foco em treinamento e desenvolvimento.
