Passo a passo para uma implantação de sistemas sem erro
A implantação de sistema é um processo complexo que envolve muito planejamento. Seguir um cronograma de etapas é fundamental para obter o resultado esperado e evitar retrabalhos.
Neste post iremos abordar os aspectos e o passo a passo para uma implementação de software e os principais erros cometidos. Acompanhe!
Principais pilares da implantação de sistema
A empresa irá enfrentar mudanças no processo de implementação de softwares e, muitas vezes, as organizações falham em informar aos colaboradores quais serão os benefícios dessa mudança. Os principais aspectos a serem levados em consideração são:
- Pessoas: Garantir que as pessoas sejam receptivas e estejam preparadas para as mudanças, é importante existir uma boa gestão de mudanças organizacionais (GMO).
- Processos: Realizar o mapeamento e a otimização dos processos mais relevantes garantirá que eles funcionem da forma certa.
- Tecnologia: A elaboração de uma Request For Proposal será útil para escolher a ferramenta que se encaixe com o perfil e necessidades da empresa.
O não alinhamento dessas 3 áreas pode causar sérios problemas no nível organizacional da empresa, diminuindo o lucro e impactando diretamente no sucesso do cliente.
Etapas para a implantação de sistemas
1. Diagnóstico
O primeiro passo é realizar um mapeamento da cultura, da estrutura organizacional e dos processos operacionais e suas peculiaridades. Esta etapa possibilitará configurar os sistemas de acordo com o funcionamento da empresa e auxiliará na criação de um prazo de implantação.
Além disso, com o levantamento detalhado dos processos e necessidades operacionais da empresa, será possível verificar a necessidade de implementar customizações e sugerir melhorias.
2. Planejamento
A segunda etapa é a de planejamento, onde são definidos os pontos fundamentais do projeto:
- Escolha do software;
- Avaliação das necessidades de customização e escolha de alternativas que atendam este requisito;
- Alinhamento de expectativas sobre a implantação com a equipe;
- Definição de prioridades;
- Criação de um cronograma;
- Designação de tarefas.
3. Elaboração da EAP (Estrutura Analítica do Projeto)
A EAP é basicamente uma ferramenta que auxilia no detalhamento das atividades do projeto, indicando uma espécie de subdivisão dos trabalhos executados. Elaborar uma EAP irá garantir que seja possível controlar o tempo e custo de cada atividade do projeto.
Existem quatro formas de montar uma EAP:
- Por fases do ciclo de vida do projeto;
- Por entregas do projeto;
- Por subprojetos que compõe o projeto;
- Híbrida (considerando diversos aspectos do projeto ao mesmo tempo).
Mas vale ressaltar que existem alguns passos considerados padrão:
A EAP não contém muitos detalhes, sendo importante desenvolver também um documento que explique detalhadamente cada elemento contido nela: o dicionário da EAP. Esse documento deve incluir a descrição do pacote de trabalho, o responsável, os participantes e os critérios de aceitação.
4. Treinamento e capacitação
O treinamento e capacitação dos usuários é um fator determinante na implantação de sistemas para garantir que todas as funcionalidades do software sejam bem aproveitadas.
Além disso, essa etapa garante o ganho na produtividade da equipe até mesmo em softwares com implementações mais complexas como o ERP (Enterprise Resource Planning).
5. Monitoramento
Todas as funcionalidades do sistema devem ser utilizadas para garantir a sua eficiência. O monitoramento do uso da ferramenta evita que processos importantes sejam deixados de lado.
Este acompanhamento deve ser feito periodicamente caso algum processo fique em desacordo. É legal fazer um levantamento de quais são as funcionalidades disponibilizadas pelo sistema e comparar com a quantidade que é utilizada na prática.
3 principais erros na implantação de sistemas
1. Não planejar a operação
Um processo organizado irá garantir que o software contribua com o crescimento dos resultados da empresa, sendo importante dedicar um tempo ao plano de implementação completo do sistema.
2. Fazer a escolha do sistema sem consultar os usuários
Um erro muito comum é deixar a decisão nas mãos dos diretores e profissionais de TI, sem levar em consideração os usuários do sistema aumentando a resistência a mudança.
O ideal é fechar um acordo para realizar um teste da plataforma, para que os usuários avaliem sua usabilidade.
3. Manter sistemas antigos em funcionamento
A resistência à mudança nas organizações é um fator que pode levar os usuários a persistir no uso das ferramentas antigas após a implementação do novo sistema.
É importante desativar os programas antigos da empresa para que os profissionais façam uso da nova ferramenta afim de acelerar o processo de aprendizado.
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