Offboarding: o que é e melhores práticas para fazer na sua empresa

Estruturar a saída de colaboradores nunca é fácil. Processos como esse requerem bastante empatia e respeito para que a transição tenha menor impacto possível tanto para o colaborador quanto para a empresa. Pensando nisso, diferentes organizações passaram a se preocupar cada vez mais com o processo de offboarding das pessoas que estão saindo das corporações.

Isso porque, o offboarding é uma prática estratégica que beneficia tanto a empresa quanto os colaboradores. Ele ajuda a preservar o conhecimento, garante a continuidade dos negócios, oferece insights valiosos para melhorias internas e mantém boas relações.

Um offboarding bem estruturado influencia positivamente a reputação da organização e a experiência dos funcionários, mesmo após a sua saída. Neste texto, vamos falar mais sobre o assunto e como você pode usar as melhores práticas de offboarding no seu trabalho.

O que é offboarding?

Offboarding é o processo pelo qual uma empresa gerencia a saída de um funcionário, garantindo que a transição seja tranquila e profissional.

O processo de offboarding envolve a comunicação clara sobre a saída, a transferência de responsabilidades e conhecimentos, a realização de entrevistas de desligamento para colher feedback e a conclusão de todas as formalidades legais e administrativas, como a rescisão do contrato e a desativação de acessos.

O objetivo do offboarding é assegurar que o funcionário saia de forma digna e respeitosa e que a empresa esteja preparada para continuar suas operações sem interrupções significativas.

Além disso, o processo é importante para manter boas relações, preservar a reputação da empresa e garantir que todas as responsabilidades legais e administrativas sejam cumpridas.

Qual a diferença entre onboarding e offboarding?

Onboarding e offboarding são processos opostos no ciclo de vida de um funcionário dentro de uma empresa, mas ambos são igualmente importantes para garantir uma experiência positiva.

O onboarding é o processo de integração de um novo funcionário à empresa. Este processo começa quando o candidato aceita a oferta de emprego e pode durar várias semanas ou meses.

Durante o onboarding, o novo funcionário é apresentado à cultura da empresa, seus valores, políticas e procedimentos. O objetivo é que ele se sinta bem-vindo e confortável no novo ambiente, compreenda suas responsabilidades e se integre rapidamente à equipe.

Por outro lado, o offboarding é o processo de gerenciar a saída de um funcionário da empresa, seja por demissão, aposentadoria ou outro motivo. O offboarding visa garantir que a transição seja suave, tanto para o funcionário quanto para a empresa.

Qual a importância do processo de offboarding?

A importância do offboarding nas empresas e para os colaboradores que estão de saída não pode ser subestimada.

Quando um colaborador deixa a empresa, seja voluntariamente ou não, há um risco significativo de perda de conhecimento. O offboarding eficaz inclui a transferência de tarefas e responsabilidades, bem como o compartilhamento de conhecimento e informações críticas.

Assim, é possível assegurar que os projetos e operações continuem sem grandes contratempos e que os colegas que permanecem tenham os recursos e informações necessárias para assumir as responsabilidades do funcionário que está saindo.

Além disso, o offboarding é uma oportunidade para a empresa obter feedback valioso através de entrevistas de desligamento. Esse feedback pode revelar insights sobre a cultura organizacional, processos internos e áreas de melhoria.

Compreender os motivos que levaram um funcionário a deixar a empresa pode ajudar a identificar e abordar problemas que estejam afetando a satisfação e retenção dos funcionários. Isso pode contribuir para um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.

Do ponto de vista do colaborador que está saindo, um processo de offboarding bem estruturado proporciona um fechamento respeitoso e profissional da relação de trabalho. Isso inclui clareza sobre os benefícios finais, compensações devidas e os próximos passos em termos de formalidades legais e administrativas.

Um offboarding positivo pode influenciar significativamente a percepção que o funcionário tem da empresa, mesmo após a sua saída, o que é essencial para manter uma boa reputação no mercado.

Manter um relacionamento cordial com ex-funcionários pode trazer benefícios futuros, como a possibilidade de recontratação de talentos e a construção de uma rede de ex-colaboradores que podem se tornar embaixadores da marca, recomendando a empresa a outros profissionais e clientes.

Além disso, a forma como a saída de um funcionário é gerida pode afetar a moral dos colaboradores que permanecem na empresa. Um offboarding bem conduzido demonstra respeito e consideração pelo colaborador, reforçando a cultura organizacional e os valores da empresa.

Benefícios de fazer um processo de offboarding eficiente

Agora que você entendeu a importância do offboarding eficiente, confira os benefícios que o processo pode trazer:

• Reputação da empresa: um processo de offboarding bem estruturado pode fortalecer a reputação da empresa como um bom local para trabalhar, impactando positivamente a marca empregadora;
• Continuidade de negócios: a transferência de conhecimento e a preparação adequada garantem que a saída do funcionário não interrompa o fluxo de trabalho;
• Feedback e melhoria contínua: a entrevista de saída pode fornecer insights valiosos para melhorar o ambiente de trabalho e aumentar a retenção de funcionários no futuro,
• Relações profissionais: manter boas relações com ex-funcionários pode abrir portas para futuras colaborações e recomendações.

Melhores práticas de offboarding para seguir na sua empresa

Boas práticas de offboarding envolvem uma abordagem estruturada e compassiva, que respeite o colaborador e proteja os interesses da empresa.

Confira abaixo quais são as melhores práticas para fazer um processo de offboarding:

1. Garanta uma comunicação clara e aberta

O primeiro passo é comunicar a saída do colaborador de maneira clara e respeitosa. Agende uma reunião privada com o funcionário que está saindo para discutir os detalhes. Seja transparente sobre os motivos, seja por decisão própria ou por decisão da empresa.

Aborde a conversa com empatia e respeito, reconhecendo as contribuições do funcionário e demonstrando compreensão sobre seus sentimentos em relação à saída.

Prepare uma comunicação oficial para informar a equipe e os principais stakeholders sobre a saída do funcionário. Essa comunicação pode ser feita por e-mail, reunião ou anúncio em grupo, dependendo da cultura da empresa.

O grande ponto é manter a transparência durante todo o processo para evitar rumores e mal-entendidos.

2. Faça o planejamento e transição de tarefas

Planejar a transferência de responsabilidades e tarefas também faz parte do offboarding. O funcionário que está saindo deve documentar seus processos e projetos em andamento.

Essa documentação pode ser feita de maneira escrita ou também em vídeo. Grandes empresas usam plataformas LMS (que são universidades corporativas) para que os colaboradores que estão saindo consigam explicar processos de trabalho. Isso ocorre em especial com segmentos que possuem processos mais complexos.

Designar um colega ou uma equipe para assumir essas tarefas pode ajudar a garantir uma transição sem falhas. Agendar reuniões de handover (que é a passagem de bastão das atividades) é uma prática eficaz para compartilhar conhecimentos e esclarecer dúvidas.

3. Realize a entrevista de desligamento

Conduzir uma entrevista de desligamento é uma oportunidade valiosa para coletar feedback honesto sobre a experiência do funcionário na empresa.

Assim, você pode perguntar sobre os motivos da saída, o que funcionou bem e o que pode ser melhorado pode fornecer insights importantes para a retenção futura de talentos e a melhoria contínua dos processos internos.

As entrevistas de saída ajudam a empresa a identificar fragilidades no processo, reconhecer melhorias na área de gestão de pessoas, saber mais sobre as habilidades de gestores, entender o que mais leva as pessoas ao desligamento, além de coletar informações relevantes para criações de programas e capacitação.

4. Regularize os documentos e formalidades administrativas

Assegurar que todas as formalidades legais e administrativas sejam concluídas de maneira ordenada é fundamental.

Isso inclui calcular e processar a rescisão, garantir que todos os documentos necessários sejam assinados e entregar quaisquer compensações devidas, como férias acumuladas e benefícios.

5. Revogue acessos e devolução de recursos na hora certa

Garanta que todos os acessos a sistemas, e-mails e outras ferramentas corporativas sejam desativados no momento apropriado. É muito ruim quando a empresa corta os acessos do colaborar antes de comunicar a pessoa pessoalmente.

Além disso, é importante organizar a devolução de equipamentos da empresa, como laptops, celulares e crachás. Determinadas empresas fazem isso para evitar problemas de segurança e controle de ativos.

6. Manutenção de relacionamento positivo

Manter um relacionamento positivo com ex-funcionários pode ser benéfico a longo prazo.

Oferecer referências profissionais, ajudar na revisão do currículo, manter contato através de redes sociais profissionais e até mesmo convidar ex-funcionários para eventos da empresa pode ajudar a criar uma rede de embaixadores da marca que falam positivamente sobre a organização.

7. Apoie o colaborador na recolocação com treinamentos ou benefícios

Relacionado com o ponto anterior, algo que é visto como uma excelente prática no processo de offboarding é oferecer treinamentos e desenvolvimento para que o colaborador possa desenvolver habilidades técnicas, que sem dúvidas vão ajudar na recolocação.

A empresa pode mapear quais os pontos de desenvolvimento, listados no PDI (plano de desenvolvimento individual) do colaborador, e garantir de forma gratuita cursos para essa evolução da capacitação profissional, caso a pessoa ainda não tenha feito.

Em situações de layoff, que na maioria das vezes o colaborador não chega a ter uma avaliação negativa, mas infelizmente precisa ser desligado, as empresas ainda podem estender o tempo de benefícios. Um exemplo é manter por um período a permanência no plano de saúde ou liberar os equipamentos para ficarem com o colaborador.

8. Comunicação pós-saída

Após a saída do funcionário, é uma boa prática enviar uma comunicação final agradecendo a contribuição dele para a empresa e oferecendo-se para fornecer suporte contínuo, se necessário. Isso demonstra apreço e profissionalismo.

9. Análise e melhoria contínua

Revise regularmente o processo de offboarding para identificar áreas de melhoria. Utilizar o feedback obtido nas entrevistas de desligamento para ajustar e aprimorar as práticas de offboarding pode ajudar a criar um ambiente de trabalho mais positivo e eficiente.

Como uma universidade corporativa pode te ajudar no processo de offboarding?

Você viu que uma boa prática em processos de offboarding é genuinamente apoiar a pessoa que está deixando a empresa com treinamento e desenvolvimento. E você pode utilizar uma universidade corporativa para isso, sabia?

Com uma plataforma LMS, você pode disponibilizar uma série de cursos de capacitação, além de conteúdos que podem servir como tira-dúvidas para a pessoa nesse momento de saída da empresa.

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Gabrielly Pazetto

Desde 2018 ajudando empresas a transformar T&D com tecnologia na Twygo. Licenciada em Letras, MBA em Marketing pela USP/Esalq e Técnico em TI (Informática) pelo Instituto Federal Catarinense. Especialista em estratégias de produto, inovação e condução de projetos de produto com foco em treinamento e desenvolvimento.