Preboarding: o que fazer antes do primeiro dia (guia 2026)

Você já parou para pensar no que acontece no intervalo exato entre o “sim” do candidato e o dia em que ele realmente começa a trabalhar?

Esse período, que pode durar dias ou até semanas, é conhecido como o “limbo da contratação”. É um momento silencioso, mas decisivo. Enquanto a empresa está ocupada preparando o contrato, o futuro colaborador está em casa, com um misto de euforia e ansiedade, se perguntando: “Será que fiz a escolha certa?”.

É aqui que entra o preboarding.

Muitas empresas focam toda a energia no primeiro dia (o famoso onboarding), mas esquecem que a experiência começa muito antes. Cuidar dessa fase prévia é o segredo para garantir que o talento apareça no dia combinado e chegue engajado, seguro e pronto para vestir a camisa.

Vamos explorar como transformar esse intervalo burocrático em uma estratégia poderosa de encantamento.

O que é preboarding e qual a sua diferença para o onboarding?

Se precisássemos de uma definição direta para colar na parede do RH, seria esta:

O preboarding é a estratégia de integração que ocorre no período entre o aceite da proposta de emprego e o primeiro dia oficial de trabalho. Seu objetivo é manter o novo colaborador conectado, informado e motivado antes mesmo de ele pisar na empresa.

Enquanto o onboarding (embarque) é a jornada de longo prazo que começa no Dia 1 e foca no desempenho e aprendizado técnico, o preboarding (pré-embarque) é a preparação do terreno.

Pense em uma viagem de férias. O onboarding é a viagem em si: o voo, o hotel, os passeios. O preboarding é tudo o que vem antes: a arrumação da mala, o check-in online, a pesquisa sobre o destino e aquela expectativa gostosa de que algo bom está por vir.

O conceito de preboarding (a fase de “namoro” pós-sim)

Podemos dizer que o Preboarding é a fase de “namoro sério” antes do casamento. O candidato já aceitou o pedido (a oferta), mas a convivência diária ainda não começou.

Nesse estágio, a comunicação é vital. Se a empresa desaparece após a assinatura da oferta, o silêncio gera insegurança. O profissional pode pensar que a empresa desistiu, que é desorganizada ou que ele não é tão importante assim. O conceito central do preboarding é preencher esse vazio com interações significativas, demonstrando cuidado e organização.

É o momento de validar a decisão emocional do candidato. Cada e-mail, mensagem ou kit enviado serve para confirmar: “Sim, você escolheu o lugar certo”.

A linha tênue: onde acaba o recrutamento e começa a integração

Muitos times de RH se confundem aqui. O recrutamento termina quando o candidato assina a proposta? Ou quando ele entrega a carteira de trabalho?

Na gestão moderna, entende-se que o bastão passa do recrutamento para a integração exatamente no momento do “Aceite”. A partir desse segundo, ele deixa de ser um candidato avaliado e passa a ser um colaborador aguardado.

O preboarding vive exatamente nessa transição. Ele é a ponte que conecta a promessa feita pelos recrutadores à realidade que será entregue pelos gestores. Se essa ponte for frágil, o risco de o candidato “cair” no meio do caminho (o temido ghosting) aumenta drasticamente.

Por que o preboarding se tornou tendência em 2026?

O mercado de trabalho mudou. Em 2026, estamos vivendo a era da hiperpersonalização e da guerra por talentos qualificados. Os profissionais não buscam apenas um salário; eles buscam conexão e propósito.

Três fatores impulsionaram o preboarding ao topo das prioridades de RH este ano:

• Trabalho híbrido e remoto: quando não existe o escritório físico para visitar antes, a conexão digital prévia é a única forma de tangibilizar a cultura organizacional;
• Competitividade agressiva: é comum que bons candidatos recebam contrapropostas de seus atuais empregadores logo após pedirem demissão. Um preboarding forte blinda o talento contra essas investidas de última hora;
• Necessidade de agilidade: as empresas querem que o novo funcionário comece a produzir rápido. Adiantar a parte chata (burocracia) durante o preboarding libera o primeiro dia para o que realmente importa: a imersão na cultura e no time.

Por que investir no “pré-embarque”? Os benefícios invisíveis

Muitas vezes, a diretoria enxerga a antecipação de ações como “trabalho extra” para o time de RH. No entanto, quando colocamos na ponta do lápis os custos de turnover e o impacto na motivação, fica claro que o preboarding não é um custo, mas um investimento de alta rentabilidade.

Para quem trabalha com treinamento e desenvolvimento, é fácil perceber: quem é bem acolhido, veste a camisa mais rápido. Mas para convencer os tomadores de decisão, precisamos ir além do “feeling” e olhar para os resultados tangíveis que essa fase de conexão proporciona.

Vamos detalhar os ganhos que, embora às vezes invisíveis no balanço financeiro imediato, sustentam a saúde do time a longo prazo.

Combatendo o “ghosting”: como evitar que o candidato desista antes de começar

Você provavelmente já ouviu essa história de terror corporativo: a empresa fecha a contratação de um desenvolvedor sênior, recusa os outros finalistas, prepara o notebook e… No dia marcado, ele simplesmente não aparece. O telefone não atende, o e-mail volta. O candidato virou um fantasma.

Esse fenômeno, conhecido como ghosting, tem se tornado assustadoramente comum. Dados de mercado apontam que quase metade dos candidatos admite já ter “sumido” de um processo seletivo ou deixado de aparecer no primeiro dia. E a culpa nem sempre é do caráter do profissional, mas da falta de vínculo.

Quando criamos uma régua de comunicação ativa durante o preboarding, mantemos o candidato “quente”. Ao receber uma mensagem de boas-vindas do futuro gestor ou um acesso antecipado à plataforma de treinamento, ele cria um compromisso moral com a equipe. Torna-se muito mais difícil psicologicamente abandonar um grupo de pessoas que já o tratam como parte da família do que abandonar uma empresa “fria” que só enviou um contrato PDF.

Redução da ansiedade e Síndrome do Impostor

O período antes de começar um novo emprego é um terreno fértil para a insegurança. “Será que vou dar conta?”, “E se eu não gostar das pessoas?”, “Será que eles esperam demais de mim?”.

Esses questionamentos alimentam a Síndrome do Impostor, fazendo com que muitos profissionais comecem o primeiro dia na defensiva, com medo de serem “desmascarados”. Essa ansiedade paralisa e bloqueia a capacidade de aprendizado.

Um preboarding acolhedor atua como um calmante natural. Ao enviar informações claras sobre o que vai acontecer na primeira semana, compartilhar o código de cultura ou até mesmo fotos do escritório, removemos o medo do desconhecido. O colaborador troca o pensamento “estou com medo” por “estou preparado”. Chegar no primeiro dia sabendo onde é o banheiro e quem é seu buddy faz toda a diferença na confiança inicial.

Aceleração da produtividade (Time-to-Productivity)

No mundo ideal, todo novo funcionário começaria a dar lucro no dia 1. Na vida real, existe a curva de aprendizado. E quanto mais íngreme ela for, mais caro esse profissional custa para a empresa nos primeiros meses.

O preboarding é a melhor ferramenta para achatar essa curva. Pense comigo: se o colaborador gasta os primeiros três dias apenas preenchendo formulários e configurando senhas, são três dias de salário pagos sem retorno produtivo.

Agora, se antecipamos a burocracia e oferecemos pílulas de conhecimento prévio, a mágica acontece:

• Redução do tempo ocioso: ele não fica parado esperando acessos no primeiro dia;
• Foco no negócio: a primeira semana é usada para aprender a função, não para brigar com a impressora;
• Engajamento imediato: ele percebe que a empresa valoriza o tempo dele.

Estudos da Gartner mostram que processos estruturados de pré-integração podem aumentar a produtividade em até 70% na fase inicial. É a diferença entre começar caminhando e começar correndo.

​Fortalecimento do Employer Branding nas redes sociais

Vivemos na era do “compartilhamento”. Se a experiência de contratação for incrível, ela vai parar no LinkedIn. Se for terrível, também vai (e com um alcance ainda maior, infelizmente).

Quando o novo colaborador recebe um Welcome Kit surpresa em casa uma semana antes de começar, ou um vídeo criativo do time dizendo “estamos te esperando”, o impulso natural é postar. “Olha como a empresa X me recebeu bem!”.

Esse tipo de mídia espontânea vale ouro para a marca empregadora. Ela sinaliza para o mercado — e para outros talentos que você queira atrair — que a sua empresa é um lugar humano, organizado e desejável para se trabalhar. O preboarding transforma o novo funcionário no seu melhor influenciador digital, sem que você precise gastar um real com anúncios.

O que fazer antes do primeiro dia: 4 pilares essenciais

Agora que já entendemos o “porquê”, vamos para o “como”. Executar um preboarding memorável não exige orçamentos milionários, mas sim organização e intencionalidade. O segredo é cobrir todas as bases para que o novo colaborador não se sinta esquecido em nenhuma frente.

Para facilitar sua vida, dividimos as ações em quatro pilares fundamentais. Se você gabaritar esses quatro pontos, garantimos que a experiência será nota 10.

1. Pilar burocrático: o fim da papelada no Dia 1

Vamos combinar? Ninguém sonha em passar o primeiro dia de trabalho enfurnado em uma sala assinando pilhas de papel ou escaneando comprovante de residência. Essa é a maneira mais eficiente de matar a empolgação inicial.

A tecnologia é nossa maior aliada aqui. O objetivo deste pilar é zerar as pendências administrativas antes da estreia, para que o Dia 1 seja 100% focado em pessoas e cultura.

• Assinatura digital: utilize plataformas de assinatura eletrônica para formalizar o contrato de trabalho e termos de confidencialidade;
• Coleta de documentos online: envie um formulário seguro para o upload de documentos pessoais, foto 3×4 e dados bancários;
• Exame admissional: agende com antecedência e, se possível, perto da casa do colaborador para facilitar a logística;
• Cadastro nos sistemas de RH: garanta que o registro no ponto eletrônico e a inclusão no plano de saúde já estejam ativos na data de início.

2. Pilar logístico e tecnológico: a “mesa pronta”

Imagine chegar para trabalhar e descobrir que não tem computador, não tem login e ninguém sabe onde você vai sentar. Parece pesadelo, mas acontece muito. Esse descaso logístico passa uma mensagem terrível de desorganização.

O conceito de “Mesa Pronta” — seja ela física no escritório ou virtual no home office — é sobre respeito. É mostrar que a empresa estava esperando ansiosamente por aquela pessoa.

• Envio de equipamentos: no trabalho remoto, certifique-se de que o notebook, monitor e periféricos cheguem à casa do colaborador pelo menos 3 dias antes;
• Criação de contas: e-mail corporativo, acesso ao Slack/Teams, Trello, CRM e, claro, à plataforma de treinamento (como a Twygo) devem estar criados e testados;
• Manual de acesso: envie um guia simples (pode ser um PDF interativo ou um vídeo curto) ensinando como fazer o primeiro login e configurar as senhas;
• Agenda da semana: compartilhe os convites das reuniões de onboarding e rituais do time para que ele já organize o calendário.

3. Pilar cultural: o kit de boas-vindas

Este é o momento de encantar e tangibilizar a marca. O Welcome Kit (ou kit de boas-vindas) é muito mais do que brindes; é um símbolo de pertencimento. Quando o colaborador recebe aquela caixa em casa ou na sua mesa, ele sente que agora faz parte de um clube exclusivo.

Não precisa ser nada extravagante, mas precisa ter a cara da sua empresa. O carinho nos detalhes vale mais do que itens caros.

• Itens úteis e desejáveis: camiseta da empresa (no tamanho certo!), garrafa d’água, caderno, adesivos para o notebook e uma mochila de qualidade;
• O toque humano: uma carta escrita à mão pelo CEO ou pelo gestor direto é insubstituível. Dizer “estamos felizes com sua chegada” tem um poder enorme;
• Imersão na cultura: inclua o “Culture Code” (código de cultura) impresso ou um livro que inspire os valores da organização;
• Mimos extras: chocolates, um vale-café ou algo para o pet do colaborador mostram que você se importa com ele como pessoa.

4. Pilar social: conexão com o time e o Buddy

Por fim, o pilar que combate a solidão. Entrar em um grupo onde todos já se conhecem e têm suas piadas internas é intimidante. O preboarding social serve para quebrar esse gelo antes mesmo do primeiro “bom dia” oficial.

A ideia é criar pontes de relacionamento para que o novato já tenha rostos conhecidos quando começar.

• Anúncio oficial: envie um comunicado nos canais da empresa contando quem é a nova pessoa, o que ela vai fazer e algumas curiosidades pessoais (hobbies, time de futebol, gosto musical);
• Mensagem do time: peça para a equipe gravar um vídeo curto e informal (no celular mesmo) dando boas-vindas. “Oi Fulano, ansioso pra te conhecer!”;
• Definição do Buddy: escolha um padrinho ou madrinha que entrará em contato antes do início para se apresentar e se colocar à disposição para dúvidas informais (“pode me perguntar qualquer coisa que você tiver vergonha de perguntar pro chefe”);
• Convite para o happy hour: se houver algum evento social próximo, convide-o mesmo antes de começar. É uma ótima forma de integração sem pressão.

Como a tecnologia (LMS) transforma o Preboarding

Fazer tudo isso manualmente — enviar e-mails, controlar quem recebeu o kit, garantir que o manual foi lido — é possível quando você contrata uma pessoa por ano. Mas e quando a empresa está crescendo e chegamos a 5, 10 ou 50 contratações por mês? O controle manual vira um caos.

É aqui que a tecnologia deixa de ser um luxo e vira necessidade. Utilizar um sistema LMS (Learning Management System) robusto, como a Twygo, permite transformar o preboarding em uma experiência digital fluida, escalável e, acima de tudo, mensurável.

A tecnologia não substitui o calor humano, ela o potencializa. Ao tirar a carga operacional do RH, sobra tempo para o cafezinho e a conversa real.

Antecipando o aprendizado: liberando cursos introdutórios na Twygo

Você já reparou como os primeiros dias de trabalho costumam ser uma avalanche de informações? É a história da empresa, o organograma, as regras de segurança, o código de ética… É tanta coisa que o cérebro do novo colaborador entra em curto-circuito.

Com um LMS, você pode quebrar esse conteúdo e antecipar o que for leve e cultural. Imagine liberar o acesso à Twygo uma semana antes do início. Lá, o futuro colaborador encontra:

• Um vídeo de boas-vindas do CEO (que ele pode assistir no celular, no sofá de casa);
• A história e os valores da empresa contados de forma visual;
• O Código de Conduta e Ética para leitura tranquila.

Isso é antecipar o aprendizado. Quando o dia 1 chega, ele já “sabe onde está pisando”. Ele já entendeu a alma do negócio e pode focar nas conexões pessoais e técnicas, sem aquela sensação de estar perdido em um planeta estranho.

Automatizando a jornada de boas-vindas

O maior inimigo do preboarding é o esquecimento. “Vixi, esqueci de mandar o guia de benefícios para a Mariana”. Com uma plataforma de gestão de treinamento, você cria jornadas de onboarding.

Assim que o candidato vira “colaborador” no sistema, a Twygo pode disparar automaticamente a trilha de pré-embarque.

• Dia -7: Boas-vindas e Vídeo Institucional;
• Dia -3: Guia de Ferramentas e Benefícios;
• Dia -1: Mensagem de “Estamos prontos para você”.

O sistema trabalha pelo RH. Você garante que 100% dos novos contratados recebam a mesma qualidade de informação, no momento exato, sem depender da memória ou da agenda lotada da equipe de People.

Criando trilhas de “Pré-Onboarding” engajadoras

Esqueça aquele PDF estático e chato de 50 páginas. Em uma plataforma moderna, o preboarding vira uma experiência multimídia.

Você pode criar uma trilha específica chamada “Passaporte de Entrada”. Nela, você mistura formatos para manter o engajamento lá em cima:

• Vídeos curtos apresentando as áreas;
• Quizzes divertidos sobre a cultura da empresa (“Qual é o nosso prato preferido no happy hour?”);
• Podcasts com líderes contando histórias de fracasso e sucesso.

O LMS permite gamificar essa etapa. O colaborador vai completando as fases e ganhando pontos antes mesmo de começar. Isso transforma a ansiedade negativa em empolgação genuína para destravar a próxima etapa: o primeiro dia real de trabalho.

E aí, quer ver na prática como incrementar o preboarding e onboarding na sua empresa com ajuda da Twygo? Agende um bate-papo gratuito com nossos especialistas:

Erros comuns que matam a empolgação no preboarding

Mesmo com as melhores intenções, é fácil escorregar. Às vezes, na ânsia de ser eficiente, a empresa acaba assustando o novo colaborador em vez de acolhê-lo.

Para garantir que sua estratégia de pré-embarque seja um sucesso, fique de olho nestes três vilões que costumam transformar o sonho do emprego novo em pesadelo antes mesmo da estreia.

Silêncio total entre a oferta e o início (Blackout de comunicação)

Este é o erro número um. O candidato assina a oferta, devolve o documento e… Cri, cri, cri. O RH some. O gestor não dá sinal de vida.

O “blackout” de comunicação é terrível porque a mente humana preenche o vazio com insegurança. “Será que desistiram de mim?”, “Será que a vaga foi cancelada?”.

Lembre-se: o intervalo entre o aceite e o início é o momento de maior vulnerabilidade emocional do profissional. Não deixe a chama apagar. Mesmo que não haja novidades burocráticas, mande um sinal de fumaça: um link interessante sobre o mercado, uma notícia da empresa ou apenas um “Oi, estamos contando os dias!”. Manter a conexão viva é vital.

Excesso de tarefas (sobrecarga cognitiva antes da hora)

O preboarding serve para adiantar o básico, não para trabalhar de graça.

Existe uma linha tênue entre engajar e abusar. Enviar 15 horas de vídeos obrigatórios, pedir para o colaborador já ler relatórios densos ou solicitar que ele prepare uma apresentação complexa para o primeiro dia é um tiro no pé.

O colaborador ainda não está recebendo salário (na maioria dos casos) e provavelmente está descansando ou finalizando o aviso prévio no emprego anterior. Respeite o tempo dele. O conteúdo do preboarding deve ser leve, cultural e inspirador. Deixe a parte técnica pesada para o horário de expediente, após o início oficial.

Falta de clareza sobre dress code e horários

Parece um detalhe bobo, mas é uma das maiores fontes de ansiedade social. “Vou de terno ou de camiseta?”, “Chego às 8h00 ou às 9h00?”.

Ninguém quer chegar no primeiro dia se sentindo um peixe fora d’água — superarrumado em um ambiente despojado ou casual demais em um escritório formal. A falta dessa orientação simples gera um estresse desnecessário na manhã da estreia.

Seja didático: “Aqui nós somos casuais, pode vir de jeans e tênis!” ou “Nosso horário é flexível, mas no primeiro dia pedimos que chegue às 9h para te recebermos”. Clareza é gentileza.

Checklist de preboarding: o cronograma ideal

Sabemos que a rotina de RH é intensa e, às vezes, cheia de imprevistos. Para garantir que nada escape do radar, transformamos toda a teoria em um checklist prático de contagem regressiva.

Você pode copiar, imprimir e colar na sua mesa (ou salvar no seu Trello/Notion). Se você seguir esse cronograma, a chance de sucesso na integração sobe drasticamente.

15 dias antes: burocracia e equipamentos

É a fase de “arrumar a casa”. O foco é infraestrutura e legalidade.

• Contrato assinado: confirmar o recebimento de todas as vias assinadas digitalmente;
• Exame admissional: agendar e confirmar a realização do exame médico;
• Solicitação de equipamentos: abrir chamado para TI preparar notebook, mouse, monitor e fone;
• Acessos de sistema: solicitar criação de e-mail corporativo e logins (Slack, ERP, CRM);
• Benefícios: incluir o colaborador no plano de saúde e vale-refeição (para que o cartão chegue a tempo).

7 dias antes: Acesso à plataforma de treinamento e Kit

Começa a fase de encantamento e imersão cultural.

• Envio do Welcome Kit: despachar o kit para que chegue na casa do colaborador com folga;
• Acesso à Twygo (LMS): cadastrar o usuário na plataforma e liberar a trilha de “Pré-Onboarding” (cultura e institucional);
• Buddy definido: escolher o padrinho/madrinha e orientá-lo sobre seu papel;
• Comunicado interno: avisar a empresa (ou o time) que uma nova pessoa está chegando na próxima semana.

3 dias antes: Agenda da primeira semana e alinhamento com o time

Hora de organizar a rotina para evitar ociosidade.

• Agenda bloqueada: garantir que o gestor bloqueou horários na agenda para receber o novato;
• Convites enviados: enviar os invites das reuniões de boas-vindas e treinamentos iniciais para o e-mail pessoal (ou novo corporativo);
• Manual de sobrevivência: enviar o guia com horários, dress code (se houver) e dicas de acesso ao escritório/sistemas;
• Vídeo do time: se tiverem gravado, essa é a hora de enviar o vídeo de “Oi!” da equipe no WhatsApp.

1 dia antes: Mensagem de “Estamos te esperando”

O toque final para garantir uma noite de sono tranquila e empolgada.

• Mensagem do gestor: líder envia o WhatsApp ou e-mail de boas-vindas reforçando o horário e local;
• Check final: confirmar se o notebook chegou e se o login está funcionando;
• Respira fundo: tudo está pronto para um excelente início!

A primeira impressão é a que fica (e a que retém)

O ditado é velho, mas nunca foi tão atual. No mercado corporativo de 2026, a primeira impressão acontece muito antes do aperto de mão: ela começa na experiência digital que antecede o primeiro dia.

Investir no preboarding é investir na longevidade da relação. É mostrar, desde o “minuto zero”, que a sua empresa é organizada, humana e valoriza quem está chegando. Um colaborador que se sente esperado e preparado tem muito menos chances de sair nos primeiros meses e muito mais chances de performar rápido.

E você não precisa fazer tudo isso sozinho, soterrado em planilhas e e-mails manuais.

A Twygo é a plataforma ideal para estruturar essa jornada. Com ela, você cria trilhas de pré-onboarding automatizadas, encanta o novo talento com conteúdos visuais e garante que ninguém fique sem as informações essenciais.

Que tal transformar a chegada dos seus novos colaboradores em uma experiência inesquecível? Conheça a Twygo e descubra como automatizar seu preboarding hoje mesmo.

A Twygo é uma plataforma LMS na nuvem que oferece controle de treinamentos, facilidade na execução de capacitações e geração de insights para o desenvolvimento de pessoas.

• A Twygo é fácil de usar e vem 100% pronta para utilização desde o primeiro dia (você não vai precisar de socorro do time de TI);
• Você tem acesso a Soph.IA, com recursos de IA para criar cursos narrados em vídeo;
• Conheça o Agente de Atendimento, um agente de IA para tirar dúvidas sobre os conteúdos da sua empresa;
• Automatizar tarefas e lembretes para reforçar o engajamento;
• Você pode adaptar o visual do ambiente de aprendizagem com a cara da sua marca;
• Oferecemos dashboards e relatórios para análises consistentes;
• Temos recursos para criar quiz e de gamificação para aumentar o engajamento;
• Emissão automática de certificados após a conclusão dos cursos;
• Contamos com uma equipe de especialistas preparados para resolver seus problemas;
• Caso você queira migrar de um LMS para a Twygo, temos suporte para você trazer os dados históricos de cursos e treinamentos anteriores;
• E muito mais!

Basta digitar preencher os campos abaixo e concluir o registro: não precisa de cartão de crédito para se cadastrar:

Milena Silva

Como Chief Revenue Officer na Twygo, combino experiência em liderança de operações de marketing, vendas e pós-vendas com a minha paixão por impulsionar o crescimento através do LMS.