Relatório de treinamento: como fazer um relatório de capacitação
Elaborar um relatório de treinamento eficiente é uma peça-chave para avaliar o impacto das iniciativas de capacitação na sua empresa.
Afinal de contas, de que adianta realizar treinamentos corporativos se você não consegue mensurar resultados, identificar pontos de melhoria e demonstrar o valor agregado para a organização?
Um bom relatório vai muito além de listar quem participou ou as atividades realizadas – ele é uma ferramenta estratégica para embasar decisões e garantir que os orçamentos em treinamento estejam alinhados às metas do negócio.
Não é exagero dizer que o relatório de treinamento é um material indispensável para a análise dos resultados de uma capacitação de colaboradores.
Neste post, vamos explorar as melhores práticas para criar relatórios de treinamento claros, objetivos e que realmente façam a diferença. Vamos nessa?
Importância do relatório de capacitação e treinamento
O relatório de treinamento tem o objetivo de mensurar a performance dos colaboradores no processo de aprendizagem. Com ele, é possível:
- Facilitar a gestão do treinamento;
- Avaliar o conhecimento adquirido pelo colaborador na capacitação;
- Identificar lacunas no treinamento para serem solucionadas.
Tudo isso é feito através dos indicadores de treinamento, que podem ser específicos (relacionados ao engajamento e aproveitamento) ou gerais (dados mais abrangentes e atemporais da empresa).
Para entender melhor esses indicadores, preparamos um infográfico gratuito que você pode conferir clicando no banner abaixo!
Quais indicadores incluir no relatório de capacitação e treinamento
Um relatório de treinamento é formado por medidas quantitativas que apontam a eficiência da capacitação, os chamados indicadores.
Veja abaixo os principais indicadores para abordar em um relatório de treinamento:
1. Taxa de adesão e abandono
Esse indicador mostra a quantidade de colaboradores que foram matriculados no treinamento e quantos deles desistiram no meio do caminho.
Observando esses números, é possível avaliar se a divulgação do treinamento está alcançando um número satisfatório de pessoas.
Também, é possível identificar em quais etapas do treinamento ocorrem mais desistências e pensar em ações de engajamento para melhorar a experiência.
2. Reação dos participantes
Após aplicar um treinamento, é essencial disponibilizar um meio de comunicação para que os colaboradores comuniquem suas opiniões e sugestões.
Dessa forma, é possível medir a qualidade do treinamento e pensar em melhorias, além de fazer com que os colaboradores se sintam valorizados por serem ouvidos.
3. Investimento total e individual em T&D
O programa de treinamento ideal deve ter um baixo custo e bons resultados.
Acompanhar o valor total destinado ao treinamento e o valor gasto por colaborador é uma forma de controlar as despesas com T&D e buscar a melhor forma de investir.
O ROI de treinamento é uma fórmula para calcular o retorno que o treinamento trouxe à empresa e deve ser maior do que 1 para ser considerado positivo.
Já a divisão do gasto total em treinamento pelo número de colaboradores treinados serve para ver quanto foi gasto por pessoa.
Para manter esse indicador positivo, é preciso achar um equilíbrio entre o investimento em treinamento e o desempenho individual do colaborador treinado.
4. Média de tempo e temas por pessoa
Monitorar quanto tempo cada colaborador levou para concluir um curso e quais cursos ele fez ajuda a medir a efetividade do programa de T&D.
Além disso, indica quais temas são mais populares e se há necessidade de pensar em outra formas de abordar determinados assuntos.
Como fazer um relatório de treinamento?
1. Colete resultados
Para conseguir visualizar dados estatísticos do treinamento, é importante recolher informações como:
- Informações gerais do treinamento: nome, objetivo, data, formato (online, presencial ou híbrido) e duração;
- Participantes: lista de inscritos, taxa de participação e engajamento;
- Conteúdo abordado: tópicos principais e materiais utilizados;
- Resultados: desempenho dos participantes (notas, avaliações práticas) e feedbacks.
Também, é preciso realizar uma avaliação de reação para saber a opinião dos colaboradores sobre a capacitação.
Para ajudar na tarefa, use ferramentas como planilhas, LMS (como o da Twygo), ou softwares de RH para organizar e consolidar esses dados.
2. Apresente indicadores de desempenho
Um bom relatório deve incluir métricas claras que demonstrem os resultados alcançados. Exemplos de indicadores incluem:
- Taxa de conclusão: porcentagem de participantes que concluíram o treinamento.
- Acuracidade do aprendizado: média de acertos em avaliações ou quizzes.
- NPS do treinamento: índice de satisfação dos participantes.
- Impacto no trabalho: resultados percebidos no desempenho após a capacitação.
Sempre que possível, insira gráficos e tabelas para tornar as informações mais visuais e fáceis de interpretar.
3. Inclua feedbacks qualitativos
Os números dizem muito, mas as percepções dos participantes e instrutores trazem insights valiosos. Adicione comentários coletados em pesquisas pós-treinamento, destacando o que funcionou bem e o que pode ser aprimorado. Um exemplo pode ser:
- “O treinamento trouxe clareza sobre o uso de ferramentas específicas.”
- “Senti falta de mais atividades práticas para aplicar os conceitos aprendidos.”
Essas opiniões são fundamentais para moldar melhorias futuras.
4. Avalie os resultados de acordo com os objetivos do treinamento
A definição dos objetivos do treinamento é uma parte essencial do planejamento da capacitação e, sem ela, não é possível mensurar a qualidade de um treinamento.
Com base nisso, é hora de interpretar os dados coletados e apontar o que eles significam para a empresa. Por exemplo:
- Se o treinamento melhorou habilidades específicas, isso pode ser evidenciado por um aumento na produtividade.
- Se a taxa de participação foi baixa, avalie possíveis barreiras, como horários inadequados ou falta de divulgação.
Use essa etapa para conectar os resultados ao objetivo inicial do treinamento.
Caso o treinamento não tenha sido satisfatório em relação aos objetivos, esse é o momento de pensar em melhorias e alterações.
5. Avalie o ROI do treinamento
Calcular o retorno sobre investimento (ROI) ajuda a justificar os custos e destacar os benefícios alcançados. Considere os seguintes elementos:
- Custos do treinamento (instrutores, materiais, licenças, etc.);
- Benefícios gerados, como aumento da produtividade, redução de erros ou retenção de talentos.
A fórmula básica do ROI é:
ROI = (Benefício gerado – Custo do treinamento) ÷ Custo do treinamento
6. Sugira melhorias
Com base nos dados e análises, proponha ações para otimizar os próximos treinamentos. Exemplos:
- Incorporar mais práticas interativas se o engajamento foi baixo;
- Ajustar os horários ou formatos para aumentar a participação;
- Reavaliar o conteúdo se os resultados esperados não foram atingidos.
7. Formate o relatório
Organize o documento de forma clara e objetiva, usando seções bem definidas:
- Introdução: resumo do treinamento e objetivo do relatório;
- Dados gerais: informações básicas e estatísticas;
- Resultados: indicadores e feedbacks;
- Análise: interpretação dos dados e impacto no desempenho;
- Conclusão: resumo dos resultados e sugestões de melhorias.
Use gráficos, tabelas e listas para facilitar a leitura e tornar o relatório visualmente atraente.
7.1. Adicione prós e contras
Nessa etapa, você irá estruturar o documento pensando nas partes positivas e negativas dos itens avaliados. Para isso, você pode:
- Basear-se nos objetivos da corporação;
- Relacionar o programa de capacitação com a estratégia da empresa;
- Separar informações de desempenho para dar um feedback aos colaboradores.
8. Compartilhe com as partes interessadas
Após finalizar o relatório, envie-o para as partes interessadas, como gestores, líderes de equipe e a área de RH.
Certifique-se de incluir um resumo executivo para facilitar o entendimento rápido dos principais pontos.
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Desde 2018 ajudando empresas a transformar T&D com tecnologia na Twygo. Licenciada em Letras, MBA em Marketing pela USP/Esalq e Técnico em TI (Informática) pelo Instituto Federal Catarinense. Especialista em estratégias de produto, inovação e condução de projetos de produto com foco em treinamento e desenvolvimento.
