Processo de onboarding: o que é, como fazer e material de apoio

O primeiro dia de trabalho em uma nova empresa é um misto de emoções. Enquanto alguns se sentem animados para dar início a um novo capítulo, outros se sentem ansiosos. Por isso, estruturar um processo de onboarding legal ajuda a controlar todo esse nervosismo do dia 1.

Garantir que este novo colaborador se sinta bem-vindo e pronto para desempenhar suas novas funções é uma tarefa complexa e que engloba inúmeros desafios. Um erro pode gerar queda na produtividade e insatisfação dos colaboradores.

É justamente aí que o investimento em boas práticas de onboarding se mostra fundamental.

O que é o processo de onboarding?

Processo de onboarding é a integração de novos colaboradores em uma empresa. Este período normalmente envolve a apresentação da estrutura física ou digital da empresa e as suas funções, para que o profissional se familiarize com o ambiente de trabalho e com a sua nova equipe.

É comum que o onboarding seja feito pelo setor de gestão de pessoas em conjunto com os líderes de cada setor, para que o colaborador se sinta acolhido por toda empresa. Esse processo representa um papel crucial no desenvolvimento profissional dos colaboradores e ajuda a aumentar a satisfação do colaborador (employee experience).

Também é no onboarding que é realizado o treinamento e capacitação destes novos colaboradores a fim de que eles tenham os conhecimentos e comportamentos necessários para que se tornem efetivamente parte da equipe.

Qual a importância da integração de novos colaboradores?

Já falamos anteriormente alguns dos benefícios do processo de onboarding, mas neste tópico abordaremos um pouco mais a fundo qual a importância deste processo para a empresa e para os colaboradores.

Retenção de talentos

Durante o processo seletivo a prioridade do RH e da liderança é encontrar pessoas que possuam um grande potencial de desempenho na empresa e, mesmo após a contratação deste colaborador, outro desafio é enfrentado: a retenção deste talento.  Mesmo com bons benefícios e salários, elementos mais abstratos com uma boa relação com a gestão e o alinhamento com a cultura organizacional só pode ser garantido através de um processo de onboarding.

Esta iniciativa irá garantir a construção de uma base sólida que diferenciará a sua empresa das demais, tornando a atração e retenção de talentos uma tarefa mais simples.

Aumento do engajamento dos profissionais

Cada empresa possui valores e cultura que se diferenciam entre si. Um dos pontos chave para garantir a aplicação destes conceitos é o engajamento dos colaboradores. Colaboradores que se sentem animados e dispostos para executar uma nova função, através do processo de onboarding, são mais fáceis de encorajar o engajamento.

Crescimento do negócio

A motivação e o engajamento dos colaboradores são objetivos mais tangíveis no onboarding. Contudo, este processo representa um papel crucial para embasar a cultura organizacional e melhorar o relacionamento dos colaboradores.

Estas pequenas contribuições ajudam a envolver os colaborares nas metas do negócio e aumentar a produtividade. Desta forma, eles se tornam profissionais cada vez mais rentáveis, ajudando no desenvolvimento do negócio.

Alinhamento às propostas

Durante o processo do onboarding, as medidas organizacionais são repassadas aos novos colaboradores, contribuindo para o alinhamento geral da equipe. Aqui é legal que estes novos contratados recebam as instruções da liderança sobre como agir para evitar erros comuns e desempenhar suas funções de forma mais eficiente.

Redução do turnover

A sensação de pertencimento desde o início da carreira de um colaborador em uma nova empresa, gerada pelo onboarding, causa um vínculo entre eles. Desta forma, esse processo representa um papel crucial na diminuição dos índices de turnover, que se trata da rotatividade de pessoal dentro de uma organização.

Os 4 C’s do Onboarding

Em 2010 foi realizado um estudo pela Society for Human Resourse Management (SHRM), no qual a Dra. Talya Baymer afirmou que profissionais recém-contratados levam em média 90 dias para se “provarem” em um novo emprego.

Segundo o estudo, este período é necessário para a adesão de comportamentos, conhecimentos e habilidades necessários para o desempenho de suas atividades. Ele mostra que um processo onboarding eficaz representa um papel crucial e deve contar com quatro pilares, intitulados “The four C’s” (Os quatro C’s), são eles:

• Conexão: desenvolvimento das relações interpessoais e conexões que são fundamentais para os novos colaboradores, devem ser estabelecidas.
• Conformidade: são repassados os ensinamentos sobre regras, código de ética e processos internos.
• Cultura: trazer para os novos colaboradores um senso claro de quais são as normas formais e informais da empresa.
• Clarificação: novos contratados recebem treinamentos e esclarecimentos sobre as suas novas funções e as expectativas na empresa.

Mas como aplicar estes pilares ao decorrer do processo de onboarding? É justamente isso que abordaremos no próximo tópico.

Como fazer o processo de onboarding de novos colaboradores?

1. Antes do início das atividades

O processo de onboarding começa muito antes do primeiro dia de trabalho, deve começar desde o processo de recrutamento e seleção. Algumas estratégias que podem ser aplicadas nesse momento são:

• Envio de um kit de boas-vindas para que o colaborador se sinta acolhido;
• Disponibilizar materiais como o culture code da empresa, para contribuir com a imersão do profissional a cultura organizacional da empresa;
• Convite para conhecer o escritório e se familiarizar com o ambiente de trabalho.

Não há nada como uma boa primeira impressão, não é mesmo? E pensando nisso, temos um vídeo com  algumas ideias de como montar o seu kit de boas-vindas:

Além disso, é papel do RH ou de quem estiver conduzindo as entrevistas, contextualizar um pouco sobre a empresa, a cultura, os desafios e oportunidades e os benefícios de se trabalhar na empresa desde o anúncio da vaga e entrevistas.

2. No primeiro dia

Agora é hora de introduzir o colaborador na empresa e fazer apresentações básicas:

• Fazer um tour pelas áreas apresentando os times e a arquitetura do local;
• Realizar uma introdução aos profissionais chave da empresa como a liderança de cada área e a gestão e direção da empresa;
• Rever as responsabilidades do colaborador e alinhar as expectativas.

É importante que neste primeiro dia não seja muito pesado para não saturar os colaboradores, permitindo que eles assimilem tudo ao decorrer do processo.

3. No primeiro mês

Este é ponto-chave no processo de integração de novos colaboradores, pois é onde devem ser reforçados os fatores abordados no primeiro dia e garantir a preparação para o desempenho das novas atividades.

• Realizar os treinamentos e capacitações necessárias para que o novo colaborador consiga desempenhar sua nova função;
• Acompanhamento da liderança em relação a adaptação deste novo colaborador, garantido que todas as dúvidas sejam sanadas.

3. Nos primeiros 3 meses

O primeiro mês de um novo colaborador é muito adaptativo e deve ser abordado com cautela. Deve-se garantir que ele se sinta incluso e que entenda como o seu trabalho está sendo visto pela liderança.

• Garantir a apresentação e inclusão do novo colaborador ao resto da equipe de forma mais descontraída. Isso pode ser feito por meio de convites para almoço, happy hours e outras ações;
• A liderança deve dar feedbacks para que o colaborador entenda como o seu trabalho está sendo visto pelos superiores, aumentando sua confiança. Além disso, a liderança deve abrir um espaço para que o novo colaborador dê feedbacks sobre o líder da equipe, a forma de trabalho e a empresa.

O processo de onboarding deve ser elaborado com cuidado para atingir o seu potencial máximo para contribuir positivamente com o clima organizacional. Como pudemos perceber, muitos itens devem ser levados em consideração neste momento.

Para te ajudar a estruturar um programa de integração acolhedor, preparamos um KIT gratuito que contém todos os materiais necessários para receber seus novos colaboradores. Você terá acesso a:

1. [Videoaula] Onboarding: como acelerar a integração de novos colaboradores e engajá-los na sua equipe
2. [Calculadora] Custos de integração de colaboradores
3. [Checklist] O que não pode faltar no seu processo de integração de colaboradores

Como a Twygo pode ajudar no processo de onboarding da sua empresa

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