Fluxograma de processo: o que é, benefícios e como criar
Um fluxograma de processo é uma representação visual que mapeia etapas, decisões e sequência de um processo, utilizando símbolos padronizados para facilitar o entendimento e a análise.
Além de ser uma ferramenta para desenhar etapas, o fluxograma pode ser considerado uma estratégia poderosa para melhorar resultados e garantir que os processos sejam compreendidos e executados corretamente.
Entenda a importância dele para as empresas.
O que é um fluxograma de processo?
O fluxograma de processo é uma representação gráfica que ilustra, de forma clara e organizada, o fluxo de etapas, atividades e decisões necessárias para a execução de um determinado processo.
Ele utiliza símbolos padronizados, como setas, círculos, retângulos e losangos, para indicar as ações, os pontos de decisão e as conexões entre os diferentes componentes do processo.
Um fluxograma bem-feito é como um mapa que guia qualquer pessoa pelo processo, mesmo quem não é especialista no assunto.
O objetivo principal de um fluxograma é visualizar e simplificar a compreensão de processos complexos, ajudando na identificação de gargalos, ineficiências e oportunidades de melhoria.
Ele pode ser aplicado em diversos contextos, como em operações empresariais, na criação de planejamento estratégico, treinamentos, projetos de melhoria contínua e análise de desempenho.
Quais as principais características de um fluxograma?
1. Simplicidade e clareza
A grande sacada do fluxograma é transformar algo que pode parecer complicado em uma representação visual simples e direta.
Ele é pensado para ser entendido por qualquer pessoa, sem a necessidade de conhecimentos técnicos avançados.
Seja na área de RH, TI ou Operações, o objetivo é que todos consigam “ler” o processo sem dor de cabeça.
2. Uso de símbolos padronizados
Os símbolos são a “linguagem universal” do fluxograma e ajudam a organizar as informações de maneira intuitiva. Veja o que cada um deles representa:
- Retângulo: mostra uma ação ou etapa específica. Imagine um passo como “Realizar cadastro no sistema” – é isso que o retângulo vai indicar;
- Losango: representa um ponto de decisão, no qual o fluxo pode seguir caminhos diferentes dependendo da resposta, como “Aprovação necessária: sim ou não?”;
- Setas: elas são o GPS do fluxograma, indicando a sequência ou o direcionamento entre as etapas;
- Círculos ou elipses: marca o início ou o fim de todo o processo. Pense no oval como o ponto de partida e de chegada da sua jornada.
3. Sequência lógica
Um bom fluxograma respeita a ordem natural das coisas. Cada etapa deve estar conectada de forma sequencial e coerente, refletindo o fluxo real do processo.
Dessa forma é possível garantir que as informações fluam sem confusões ou interrupções desnecessárias. Por exemplo, ninguém gosta de um processo que começa no meio ou se perde no caminho, certo?
Ao unir simplicidade, padronização e uma lógica bem estruturada, o fluxograma se torna uma ferramenta que ajuda a compreender e otimizar processos, seja em treinamentos, análises ou operações do dia a dia.
O que um fluxograma de processo deve conter?
Um fluxograma de processo é composto por três partes:
Início: aqui começa a jornada. O início é onde temos as entradas necessárias para que o processo comece. Pode ser um dado, um recurso ou uma informação inicial. Normalmente, essa etapa é representada por símbolos como círculos ou elipses, que indicam claramente o ponto de partida.
Meio: essa é a parte onde a “mágica” acontece. O meio do fluxograma representa o próprio processo em si, descrevendo todas as atividades que precisam ser realizadas para alcançar o objetivo final. Cada etapa é conectada por setas, que mostram a sequência lógica e ajudam a entender o que vem a seguir.
Fim: o ponto de chegada. Aqui estão as saídas ou resultados gerados pelas atividades realizadas. O fim é representado pelos produtos ou objetivos alcançados, dando ao fluxograma uma conclusão clara e objetiva.
Mas não para por aí! Além dessa estrutura básica, um fluxograma de processos eficiente deve conter outros elementos importantes que ajudam a detalhar e organizar melhor as etapas do fluxo:
- Decisões: imagine pontos de bifurcação no fluxo onde é preciso tomar uma escolha. Esses momentos são representados por losangos e mostram diferentes caminhos que o processo pode seguir dependendo de uma condição ou decisão. As setas indicam as direções possíveis com base no que foi decidido;
- Conexões: as setas são mais do que apenas detalhes gráficos: elas são essenciais para indicar a sequência e a direção do processo. Sem elas, o fluxograma seria como um quebra-cabeça sem instruções, dificultando o entendimento do fluxo;
- Entradas e saídas: são os pontos que alimentam e resultam do processo. As entradas representam os materiais, dados ou informações necessários para iniciar uma etapa, enquanto as saídas mostram o que foi gerado ou alcançado após a execução. Esses elementos geralmente são representados por retângulos;
- Controles: servem como verificações ou checkpoints ao longo do processo. Eles ajudam a garantir que cada etapa esteja funcionando corretamente antes de avançar. Normalmente, são representados por símbolos específicos, como retângulos com bordas onduladas;
- Conexões direcionais: as setas direcionais são fundamentais para garantir que o fluxo seja lido de forma clara e sequencial. Elas mostram como cada atividade se conecta com a próxima, organizando o fluxo de forma que ninguém se perca pelo caminho.
Benefícios de usar fluxograma na sua empresa
O fluxograma não é apenas um recurso visual bonito: ele é uma ferramenta prática para quem quer otimizar processos, reduzir erros e melhorar a comunicação dentro das empresas.
Vamos explorar em detalhes os principais benefícios que ele pode oferecer:
1. Facilidade de análise
Sabe aquele momento em que parece que algo no processo está travando, mas você não consegue identificar exatamente onde? O fluxograma resolve isso.
Ele permite visualizar todo o fluxo de trabalho de maneira organizada e clara, ajudando a identificar gargalos, etapas redundantes ou atividades que não agregam valor.
Por exemplo, se uma aprovação está demorando mais do que deveria, o fluxograma pode destacar exatamente onde o problema está. Assim, fica muito mais fácil ajustar e melhorar o desempenho geral.
2. Padronização dos processos
Uma das grandes vantagens de usar fluxogramas é garantir que todos sigam o mesmo caminho para executar uma tarefa. Ao estabelecer uma sequência visual padronizada, você reduz erros, inconsistências e interpretações equivocadas.
Imagine um time de atendimento ao cliente no qual cada colaborador resolve problemas de forma diferente. Com um fluxograma, você cria uma “receita” única, garantindo uniformidade e qualidade nos resultados.
3. Treinamento e comunicação mais eficazes
Treinar novos colaboradores pode ser um desafio, especialmente em processos complexos. Um fluxograma transforma informações complicadas em algo visual e de fácil entendimento, acelerando o aprendizado dos novatos.
Além disso, ele também é uma ferramenta poderosa para alinhar equipes e comunicar processos entre departamentos. Em vez de longos documentos cheios de texto, você apresenta uma solução visual que economiza tempo e reduz ruídos na comunicação.
4. Identificação de melhorias
Com o fluxograma, você ganha uma visão panorâmica e detalhada de todo o processo, o que facilita encontrar pontos de melhoria. Por exemplo, ao analisar o fluxo, é possível perceber etapas que podem ser automatizadas ou simplificadas, resultando em maior eficiência e redução de custos.
Além disso, como ele oferece dados visuais, os gestores podem tomar decisões mais embasadas e propor ajustes que realmente fazem a diferença no desempenho geral.
No fim das contas, o fluxograma não é apenas uma ferramenta para desenhar processos — ele é um aliado estratégico para tornar sua operação mais eficiente, clara e organizada.
Seja para resolver problemas, padronizar tarefas ou melhorar a comunicação, ele se adapta a diferentes contextos e faz toda a diferença no dia a dia.
Para um processo de contratação, o fluxograma funcional pode ser dividido em três faixas:
- RH: receber a solicitação de vaga, anunciar a oportunidade, realizar triagem de currículos;
- Gestor da área: entrevistar os candidatos, selecionar o aprovado;
- Financeiro: aprovar o orçamento e emitir o contrato.
Cada etapa é atribuída ao responsável certo, permitindo que todos entendam o fluxo completo e suas próprias funções.
Como criar um fluxograma de processo?
1. Defina o tipo de fluxograma
Acima, a gente explicou para você os tipos de fluxograma. Escolha o que mais se adequa a sua necessidade e com o objetivo da criação desse fluxo. Como escolher?
- Diagrama de blocos: quando você precisa de uma visão geral rápida e simples;
- Fluxograma de processo simples: para mapear etapas com decisões e ações detalhadas;
- Fluxograma funcional: quando o processo envolve múltiplos departamentos ou responsabilidades claras.
2. Identifique as etapas
Aqui, você terá um trabalho de investigar e entender quais são as etapas principais do processo que pretende mapear.
Caso você não seja a pessoa responsável pelo processo, sua missão é falar com o time. Para isso, pense em perguntas como:
- Como você inicia o processo X?
- Qual é o passo a passo para que o processo X chegue ao fim?
- Quais os passos para executar essa tarefa dentro do processo X?
Claro, você pode e deve adaptar as perguntas conforme a necessidade. Seja uma pessoa bastante curiosa e detalhista, perguntar o óbvio também vai ser importante.
Lembre-se de anotar todas as sequências para não perder nenhum detalhe. Nessa etapa, você pode usar:
- Papel e caneta, para dar início à sua organização enquanto fala com as pessoas, especialmente se for uma pessoa mais visual;
- Post-its, para escrever cada etapa antes de passar tudo para o computador;
- Planilhas, caso peça para as pessoas do time listarem as etapas de cada processo.
3. Escolha os símbolos adequados
Com base na decisão de qual tipo de fluxograma vai usar, você já terá insights sobre quais os símbolos deverão ser utilizados.
Durante o mapeamento do processo, você também deve observar isso e questionar cada pessoa que conversar.
Será nesse momento que você vai ter ideia e já pode deixar anotadinho quais os símbolos serão necessários.
4. Monte o fluxograma pra valer
Com as etapas dos processos mapeadas e o entendimento sobre os momentos de decisão, é hora de montar o fluxo! Aqui, você pode usar:
- Ferramentas online como o Canva, para abrir quadros e desenhar os processos;
- Ferramentas próprias de mapeamento de processos;
- O bom e velho PowerPoint, que tem todos os recursos para desenhar o fluxo.
Você vai começar o fluxograma de processo com o símbolo de início (um círculo ou uma elipse). Adicione uma seta para o próximo passo do processo.
Cada etapa do processo deve ser definida por um retângulo. Inicie o texto da etapa com um verbo no infinitivo, como por exemplo: identificar necessidade; responder e-mail; analisar relatório etc.
Chegou em uma etapa de decisão? Use o símbolo de losango. Na maioria das vezes, a etapa terá uma pergunta cuja resposta será “sim” ou “não”. Exemplo: A vaga foi aberta?
Importante saber: caso a resposta seja “não”, o fluxograma pode voltar para uma etapa anterior, ir para uma nova etapa ou ser encerrado com uma elipse.
Dica: nunca cruze as linhas das setas que indicam caminhos a serem seguidos no processo porque elas devem ter sempre uma única direção, sem contar que você pode confundir o leitor.
5. Revise com a equipe
Após desenhar todo o processo, faça a sua primeira revisão. Verifique se as conexões estão corretas, bem como os símbolos.
Lembre-se que o fluxograma de processo é para ajudar no entendimento das etapas e, mais do que nunca, você não deve usar notações incorretas.
Depois, você deve apresentá-lo para as pessoas envolvidas. Isso é importante para que elas revisem se o processo faz sentido e se está correto.
6. Ajuste e implemente
Caso seja necessário fazer qualquer correção, ajuste o fluxograma, sempre deixando-o compreensível.
Com tudo estruturado, envie para as pessoas envolvidas e formalize as atividades. Os processos das empresas ajudam a dar visibilidade das atividades.
Aqui na Twygo, por exemplo, nós mapeamos todos os processos de todas as áreas da empresa. Assim, podemos identificar pontos de melhoria e agir rapidamente. Com esses processos visuais, essa ação se torna ainda mais rápida!
Um fluxograma de processos permite organizar atividades, engajar os participantes e ajustar o programa de forma contínua, criando um ciclo de melhoria constante para o desenvolvimento dos colaboradores.
Fluxograma + Plataforma LMS = estratégia de sucesso
Uma plataforma LMS e um fluxograma de processos podem trabalhar juntos para otimizar e organizar o planejamento, execução e análise de treinamentos corporativos.
O uso combinado dessas ferramentas proporciona clareza nos fluxos de aprendizado e eficiência na gestão das etapas necessárias para capacitar colaboradores. Veja como:
Automação do fluxo de aprendizado
O fluxograma é útil para mapear o caminho que o colaborador vai percorrer na plataforma, desde a matrícula até a conclusão do curso.
Um LMS pode automatizar fluxos que seriam difíceis de gerenciar manualmente, como inscrição em massa em cursos, envio de notificações, emissão automática de certificados e acompanhamento do progresso dos alunos.
Exemplo: um fluxograma pode mostrar o processo de matrícula automática em um módulo após o colaborador concluir um curso pré-requisito. O LMS executa essa lógica automaticamente.
Visão clara para personalização de treinamentos
Com um fluxograma, você pode identificar os diferentes caminhos de aprendizado para grupos específicos dentro da empresa, como equipes de vendas, RH ou produção.
No LMS, essas rotas podem ser configuradas como trilhas de aprendizado personalizadas.
Exemplo: se o fluxograma indica que o treinamento para líderes inclui módulos adicionais sobre gestão de equipes, o LMS pode direcionar esses conteúdos apenas para colaboradores que ocupam cargos de liderança.
Acompanhamento e análise contínua
O fluxograma detalha como o treinamento será avaliado e quais métricas serão monitoradas.
No LMS, essas métricas podem ser rastreadas automaticamente, como taxas de conclusão, desempenho em quizzes e feedback dos participantes.
Exemplo: o fluxograma define que a etapa final do treinamento é a análise de resultados. No LMS, relatórios detalhados ajudam a avaliar se os objetivos foram alcançados.
Facilitação de ajustes e melhorias
O fluxograma permite identificar gargalos no processo de treinamento, como baixa adesão ou dificuldades em uma etapa específica.
O LMS facilita os ajustes, permitindo a edição de conteúdos, o reenvio de notificações ou a adição de módulos extras para cobrir lacunas no aprendizado.
Exemplo: se o fluxograma mostra que há queda na taxa de conclusão em um módulo específico, o LMS pode ser usado para ajustar a metodologia ou reforçar a comunicação com os alunos.
Gamificação e engajamento
O fluxograma pode mapear as etapas de incentivo e engajamento, como pontuações, certificados e recompensas.
No LMS, essas ações são implementadas com recursos de gamificação.
Exemplo: o fluxograma define que, ao completar uma trilha de aprendizado, o colaborador recebe um certificado e pontos que podem ser trocados por prêmios. O LMS executa isso automaticamente.
Enquanto o fluxograma fornece a visão estratégica e detalhada do que precisa ser feito, o LMS transforma essa visão em ações práticas, automatizando e facilitando cada etapa.
Juntas, essas ferramentas ajudam a planejar, implementar e melhorar treinamentos corporativos de forma eficiente, garantindo que a experiência dos colaboradores seja organizada, intuitiva e produtiva.
Quer ver uma plataforma LMS nacional em prática agora mesmo? Assista a uma demonstração da plataforma da Twygo:
Twygo é uma plataforma EAD para treinamentos corporativos e venda de cursos online.
