Onboarding digital: como fazer + kit de integração gratuito!

O onboarding é uma etapa essencial para a adaptação do colaborador a nova empresa e rotina de trabalho.

E em um contexto de muitas empresas estarem optando pela integração remota, é preciso ter uma atenção especial para garantir que a distância não seja uma inimiga e sim uma aliada na adaptação dos novos profissionais.

Por isso, é essencial saber realizar um bom onboarding digital. Neste post, você pode conferir todo o passo a passo para fazer uma integração remota de qualidade.

Além das dicas, ao final do texto você pode acessar um kit com 3 materiais essenciais para estruturar seu onboarding. Acompanhe!

O que é onboarding digital?

O onboarding digital é o processo de recepcionar, integrar e capacitar um novo colaborador na empresa de forma remota, utilizando recursos que permitam realizar tudo isso com eficiência.

Nesse tipo de onboarding é preciso utilizar ferramentas como plataformas de videochamada e de treinamento a distância, além de adaptar a integração para o ambiente online, utilizando praticidade e conforto para esse processo.

Por que fazer onboarding digital?

Atualmente o trabalho remoto e o home office têm ganhado força no mercado, o que exige de todas as áreas que se adaptem ao ambiente digital sem perder eficiência.

Na gestão de pessoas é a mesma coisa, é necessário conseguir realizar um onboarding a distância bem-estruturado e trazendo resultados iguais ou até melhores do que a integração presencial.

Além disso, o onboarding digital traz muitas vantagens, como:

Não precisar repetir a integração

No onboarding presencial, os líderes precisam repetir os treinamentos de processos e apresentação da área para o recém-chegado. Já no digital, é possível gravar esses treinamentos e disponibilizá-los online para a pessoa assistir.

Assim, o gestor ganha mais tempo para tirar dúvidas e acompanhar a adaptação do profissional.

Trazer mais comodidade para o colaborador

No onboarding totalmente presencial, é necessário que os novos colaboradores se desloquem até o escritório e que exista uma estrutura para recebê-los.

Já o modelo digital, apesar de poder ser mesclado com uma visita presencial, oferece mais conforto porque os profissionais de gestão de pessoas e os novos contratados podem se reunir online.

Facilitar o acompanhamento do desempenho

Com as ferramentas do ambiente online, fica mais fácil avaliar o quanto o colaborador está aproveitando do onboarding.

Por meio de indicadores de aproveitamento, avaliações de aprendizado e taxa de adesão, por exemplo, você consegue perceber se ele está engajado com o treinamento de integração e o quanto ele absorveu de conhecimento

• Leia mais sobre: Entenda a relevância do engajamento profissional na sua empresa

Como fazer onboarding digital na sua empresa?

Pré-onboarding

Apesar de pensarmos que a integração do colaborador começa só no primeiro dia de trabalho, a verdade é que você deve ir acolhendo e recepcionando esse profissional desde o momento da contratação e nas trocas de e-mail que antecedem o primeiro dia oficial.

O que essa etapa deve ter:

• Envio de welcome kit e mensagem de boas-vindas para acolher o colaborador;
• Envio dos equipamentos necessários para trabalho como notebook, mouse, fone etc;
• Aviso aos demais colaboradores sobre a chegada do novo profissional;
• Seleção de um colaborador para acompanhar o novo profissional durante os primeiros dias, atuando como mentor;
• Solicitação de acesso a todas as ferramentas, pastas e materiais que o colaborador vai precisar;
• Troca de e-mails com instruções sobre a empresa e o primeiro dia de trabalho;
• Envio de materiais de introdução a organização como culture code e vídeos institucionais.

E além disso, não há nada como uma boa primeira impressão, não é mesmo? E pensando nisso, temos um vídeo com  algumas ideias de como montar um kit de boas vindas:

Durante o primeiro dia

Como tudo é online, o primeiro dia do colaborador vai ser ele da casa ou escritório dele, sendo apresentado virtualmente à empresa pelo RH. Nesse sentido, é preciso ter atenção com a conexão de internet e estar sempre perguntando se ele não tem dúvidas.

Essa etapa precisa conter:

• Reunião de boas-vindas;
• Apresentação da estrutura da empresa: se houver escritório físico, fazer um tour apresentando todos os ambientes, se não, apresentar a estrutura virtual;
• Apresentação da cultura da empresa, missão e valores;
• Apresentação dos líderes, sócios, colaboradores notáveis, time do colaborador e seu mentor;
• Instrução sobre como se utiliza o ambiente virtual da empresa, como encontrar materiais e demais informações necessárias;
• Explicação sobre os produtos e serviços oferecidos pela empresa;
• Explicação sobre a rotina da empresa, reuniões e cerimônias periódicas como feedbacks e avaliações de desempenho. 

Nas primeiras semanas

Essa etapa geralmente fica a cargo dos líderes e gestores imediatos do novo colaborador, precisando ser acompanhada e apoiada pela gestão de pessoas. Aqui é quando o profissional irá passar por um treinamento inicial para aprender a desempenhar suas funções ao estilo da organização.

Isso pode ser feito através do mentor ensinando os processos em uma videochamada, mas é muito mais prático disponibilizar videoaulas e materiais de apoio prontos, pois organiza o treinamento e poupa tempo dos gestores.

Isso pode ser feito se a empresa tiver uma cultura de gravar as reuniões e repasses importantes que são feitos no dia a dia, além de preparar materiais específicos para a integração.

Esse registro dos conteúdos facilita o onboarding, porque os líderes podem apenas disponibilizar esses vídeos em uma plataforma EAD de treinamentos criando uma trilha de aprendizado.

Dessa forma, as integrações se tornam mais práticas e inteligentes.

Em resumo, as ações necessárias nessa etapa são:

• Realização de treinamentos e instruções iniciais;
• Execução das primeiras atividades;
• Acompanhamento do desempenho do colaborador pelo líder ou mentor;
• Reuniões de feedback entre líder e colaborador;
• Avaliação do onboarding pelo colaborador através de NPS, feedbacks e pesquisas de satisfação.

Gostou do passo a passo? Nós também criamos o kit de integração do colaborador, que é um combo de materiais para te ajudar a organizar a aplicação do onboarding!

Nele, você vai ter acesso a uma checklist dos itens que não podem faltar, uma calculadora de custos da integração e uma videoaula com dicas para engajar as pessoas no onboarding! Clique no banner e baixe gratuitamente!

Gabrielly Pazetto

Desde 2018 ajudando empresas a transformar T&D com tecnologia na Twygo. Licenciada em Letras, MBA em Marketing pela USP/Esalq e Técnico em TI (Informática) pelo Instituto Federal Catarinense. Especialista em estratégias de produto, inovação e condução de projetos de produto com foco em treinamento e desenvolvimento.