Nine Box: como usar a matriz de avaliação [modelo para baixar]

Você sabia que nem todo profissional que apresenta bom desempenho deve ser promovido para um cargo mais alto? E nem todos aqueles que tiveram baixo desempenho são profissionais ruins? É por isso que criar planos de ação e de desenvolvimento de colaboradores não é assim tão simples! E entre as diversas ferramentas que podem ser utilizadas para ajudar, a Nine Box é uma das mais conhecidas.

Essa ferramenta é capaz de organizar ações a serem tomadas em relação a cada colaborador, conforme o potencial e desempenho dele, de forma visual. Nesse texto, vamos explicar como usar a Matriz Nine Box de forma assertiva para melhorar a gestão de pessoas.

Vamos começar? Mas antes, se já quiser baixar nosso material de apoio sobre Nine Box, basta clicar no link abaixo:

Download do Canvas + Guia de compreensão da Matriz Nine Box

O que é a Matriz Nine Box?

Nine box, 9 box ou ainda Matriz Nine Box é uma ferramenta utilizada para avaliar a performance dos colaboradores de uma empresa. Através dela, é possível organizar os profissionais em grupos e aplicar ações específicas para melhorar o desempenho de cada um deles.

Como o próprio nome sugere, a Matriz Nine Box separa os colaboradores em 9 quadrantes, de acordo com a relação entre dois critérios: potencial e desempenho.

Em potencial, consideramos as competências do colaborador. Elas indicam até onde vai a capacidade dele de aprender mais e desempenhar um bom trabalho. Se quiser saber mais sobre o assunto, acesse nosso e-book sobre gestão de competências.

Já em desempenho, consideramos o cumprimento dos objetivos no cenário atual, ou seja, se o colaborador está entregando um bom trabalho. De acordo com o quadrante que o colaborador é colocado, diferentes ações podem ser tomadas.

Entenda os 9 quadrantes da Matriz Nine Box

Cada quadrante da matriz 9box tem seu significado e ações possíveis de serem realizadas pelos colaboradores. A seguir, vamos conferir a representação de cada um deles.

Quadrante 1: alto potencial e baixo desempenho (Enigma)

Os profissionais nesse quadrante têm um alto potencial, mas, por algum motivo, não estão conseguindo entregar bons resultados. Eles são chamados de “enigmas” porque, embora tenham habilidades e conhecimentos acima da média, o desempenho abaixo do esperado sugere que algo está bloqueando ou limitando suas entregas.

Aqui, a empresa deve investigar o que está causando essa performance aquém do esperado. Pode ser falta de motivação, desajuste com a cultura organizacional, metas inatingíveis ou até problemas pessoais.

Segundo a Gallup, colaboradores desengajados podem custar até 18% do salário anual em termos de baixa produtividade e impacto nos resultados gerais da empresa. Por isso, é importante entender se o problema é circunstancial e, se for o caso, oferecer suporte, treinamentos adequados, coaching ou até realocação para uma área mais adequada ao perfil do colaborador. Essas ações ajudam a reter talentos que, se bem direcionados, podem ser peças-chave para a organização no futuro.

Quadrante 2: alto potencial e médio desempenho (Forte desempenho)

Esses profissionais já estão entregando um trabalho de qualidade e têm o potencial para ir além. A empresa deve enxergar esse quadrante como um campo fértil para investir em desenvolvimento. Aqui, o foco deve ser em explorar novas oportunidades, oferecendo desafios que ajudem esses colaboradores a se desenvolverem e a alcançarem um nível de desempenho ainda maior.

Segundo um relatório do LinkedIn Learning de 2023, 94% dos profissionais afirmam que permaneceriam mais tempo na empresa se ela investisse em seu crescimento e desenvolvimento. Ou seja, para colaboradores nesse quadrante, oferecer treinamentos, programas de mentoria e até mesmo oportunidades de liderar novos projetos para explorar seu potencial máximo pode ajudar.

Quadrante 3: alto potencial e alto desempenho (Alto potencial)

Esse quadrante representa os maiores talentos da empresa. Esses colaboradores têm tanto potencial quanto desempenho acima da média. Eles são considerados “estrelas” e, muitas vezes, podem ser preparados para assumir posições de liderança ou cargos mais estratégicos. Mas atenção: é preciso manter esses profissionais constantemente desafiados e motivados, caso contrário, eles podem perder o interesse ou até mesmo considerar outras oportunidades no mercado.

Empresas que investem em planos de carreira e oportunidades de crescimento para esses talentos conseguem reter melhor esses colaboradores. Um estudo da Deloitte mostra que empresas que promovem um forte desenvolvimento de carreira têm 40% menos chances de perder esses profissionais para a concorrência.

Quadrante 4: médio potencial e baixo desempenho (Questionável)

Profissionais nesse quadrante apresentam baixo desempenho e um potencial mediano. Aqui, é importante avaliar se eles estão na função certa ou se existe algum outro fator contribuindo para o desempenho insatisfatório, como falta de capacitação ou problemas pessoais. Se, após todas as tentativas de desenvolvimento e suporte, o resultado continuar aquém do esperado, pode ser necessário considerar a realocação ou o desligamento.

Além disso, as empresas precisam analisar se a contratação original foi feita de maneira criteriosa, para evitar novas situações semelhantes. Segundo a Harvard Business Review, uma contratação inadequada pode custar até 30% do salário anual do colaborador em termos de impacto no desempenho da equipe e tempo perdido em recrutamento e treinamento.

Quadrante 5: médio potencial e médio desempenho (Mantenedor)

Esse quadrante é composto por colaboradores que possuem potencial e desempenho satisfatórios, mas que não se destacam como “estrelas”. Eles são os famosos “mantenedores” — pessoas que desempenham suas funções corretamente, mas sem grandes brilhos ou expectativas de crescimento. Esses colaboradores são essenciais para a estabilidade da empresa e garantem que o trabalho seja executado sem grandes oscilações de performance.

Embora não sejam os profissionais que irão liderar grandes mudanças ou inovações, eles são peças importantes para manter a operação funcionando. Uma boa estratégia é manter um ambiente de trabalho positivo e oferecer pequenas oportunidades de desenvolvimento para que não se sintam estagnados.

Quadrante 6: médio potencial e alto desempenho (Forte desempenho)

Esses são profissionais que apresentam desempenho elevado, mas cujo potencial para crescimento e desenvolvimento ainda não é totalmente claro. Eles são valiosos para a empresa e costumam ser consistentes em suas entregas. É interessante investir em programas de desenvolvimento e treinamentos específicos para esses profissionais, visando prepará-los para ocuparem posições mais complexas no futuro.

Esse tipo de colaborador pode se tornar uma “estrela” caso a empresa consiga lapidar melhor suas habilidades. Segundo a McKinsey & Company, empresas que conseguem desenvolver internamente seus talentos têm um índice de retenção de 33% a mais, e conseguem reduzir em até 50% o tempo de adaptação a novos desafios e projetos.

Quadrante 7: baixo potencial e baixo desempenho (Insuficiente)

Aqui estão as contratações ruins. Esses são os colaboradores que apresentam um baixo potencial para desenvolvimento e que também entregam um desempenho insatisfatório. Geralmente, isso acontece quando a contratação foi equivocada ou quando o colaborador está em um ambiente que não consegue estimular seu desenvolvimento. É importante ter conversas sinceras e tentar realocações para outras funções ou áreas, se for o caso.

Se, após essas tentativas, não houver melhora, o ideal é considerar o desligamento para evitar um impacto negativo no clima organizacional. Também é importante revisar o processo de recrutamento e seleção para entender o que levou a essa contratação inadequada e evitar novos casos.

Quadrante 8: baixo potencial e médio desempenho (Eficaz)

Esses colaboradores entregam um desempenho aceitável, mas não têm muito potencial de crescimento. Eles fazem bem suas tarefas, mas não se destacam em relação aos demais. Em muitos casos, esses profissionais podem se tornar um “desafio” para os gestores, porque não têm motivos para serem desligados, mas também não trazem grandes contribuições em termos de inovação ou liderança.

O ideal é entender se existe alguma oportunidade de movimentação lateral, em que esses profissionais possam ser mais úteis. Se não houver, cabe ao gestor avaliar se vale a pena continuar investindo neles ou buscar novas contratações.

Quadrante 9: baixo potencial e alto desempenho (Comprometido)

Chamados de “comprometidos”, esses profissionais entregam um alto desempenho, mas não têm muito potencial para crescer além do cargo atual. Mesmo assim, são muito valiosos para a empresa, pois desempenham suas funções com excelência e podem ser referências para os colegas de equipe. O grande desafio aqui é encontrar maneiras de reconhecer e recompensar esses colaboradores sem necessariamente promovê-los para cargos mais complexos, que podem não estar alinhados ao seu potencial.

Manter esses colaboradores motivados e engajados pode ser feito através de programas de reconhecimento, bônus por desempenho e outras formas de valorização que não envolvam necessariamente promoções verticais.

Para complementar, fizemos um webinar exclusivo sobre Gaps de Competências, no qual ensinamos como preencher as lacunas para sua empresa atingir o sucesso. No webinar, demos algumas dicas que usamos aqui na Twygo para otimizar a performance dos colaboradores.

Como saber em qual quadrante da Matriz Nine Box colocar cada colaborador?

Agora, um ponto importante: você não pode decidir por conta própria, de acordo com as suas percepções pessoais, o nível de desempenho e potencial de cada colaborador!

O ideal é utilizar uma metodologia padrão para todos eles, para que a criação da nine box seja mais justa e assertiva. Além disso, toda a avaliação deve ser feita com base em indicadores, ou seja, dados mensuráveis e que comprovem a performance do colaborador.

Existem várias metodologias de avaliação de desempenho que podem te ajudar nesse sentido. Vamos conhecer as principais?

Autoavaliação

A autoavaliação é um recurso interessante para equipes maduras e engajadas nos resultados. Nesse formato, o colaborador faz um diagnóstico sobre os próprios pontos fortes e fracos e depois os discute com o gestor, para que juntos possam encontrar formas de melhorar a performance.

Esse formato de avaliação é muito saudável, pois ajuda a promover reflexão sobre o próprio trabalho.

Avaliação 180º

A avaliação 180º é o modelo mais tradicional de avaliação, feita pelo gestor da equipe. O líder acompanha o trabalho do colaborador diariamente, e pode utilizar uma série de critérios de análise para fazer a avaliação.

Entretanto, é fundamental ter imparcialidade, para deixar os critérios de exigência uniformes. Utilizar dados mensuráveis (KPIs) e criar comitês de análise, para submeter os dados a outros profissionais de diferentes níveis hierárquicos e ao RH, ajuda a manter a avaliação mais justa.

Avaliação 360º 

Nesse formato, o profissional é avaliado por si mesmo, por seus superiores e por seus pares/colegas. Essa análise é mais complexa e considera uma série de perspectivas. É preciso maturidade e anonimato dos envolvidos, para obter feedbacks verdadeiros e imparciais.

Avaliação por competências 

Aqui, você precisa mapear quais são as competências necessárias para desempenhar cada cargo e, em seguida, analisar se o colaborador possui as habilidades necessárias para o cargo que ocupa. Você deve considerar tanto as habilidades técnicas (hard skills), quanto comportamentais (soft skills).

Avaliação por objetivos

A avaliação por objetivos tem um caráter mais “participativo”, digamos assim, pois o colaborador faz um estudo sobre o próprio desempenho e é responsável por apresentar planos de ação para melhorar os pontos negativos.

Ou seja, cabe aos próprios profissionais estabelecer o plano e um cronograma de ações. Assim, eles poderão demonstrar o que mudarão para atingir os objetivos estabelecidos e as metas.

Avaliação dos subordinados

Os líderes da empresa também precisam ser avaliados! Nesse caso, quem faz a avaliação são os próprios subordinados, que poderão compartilhar suas percepções sobre a eficácia da atuação do líder. Além disso, os gestores acima do líder também podem avaliá-lo, para criar um panorama mais completo.

Outra dica é utilizar reuniões de 1:1 para fazer feedbacks mútuos: o líder dá um feedback para o subordinado, e o subordinado dá um feedback para o líder. Isso abre um espaço de comunicação aberta e confiança mútua, o que é muito saudável para as equipes. Entretanto, é preciso que ambas as partes tenham maturidade para dar e receber feedback sem conflitos.

Escala gráfica

A escala gráfica é uma tabela que avalia cada competência dos colaboradores. Essa tabela não permite um aprofundamento muito grande em cada competência, porém, é um bom ponto de partida para começar a Matriz Nine Box.

Benefícios de usar a matriz nine box

1. Identificação clara de talentos

A matriz nine box oferece uma visão clara de onde estão os talentos da empresa. Isso facilita a identificação dos colaboradores mais preparados para assumir novas responsabilidades ou liderar projetos. Com a visualização dos quadrantes, é possível reconhecer rapidamente quem são as “estrelas” (alto desempenho e alto potencial) e focar esforços no desenvolvimento de quem realmente pode impulsionar a empresa.

Por que isso importa? Segundo a McKinsey & Company, empresas que conseguem identificar e desenvolver talentos internos apresentam 33% a mais de chances de superar a concorrência em crescimento e inovação. Esse tipo de mapeamento também reduz custos com recrutamento externo e acelera o tempo de adaptação de novos líderes.

2. Ajuda a criar planos de carreira

Outro grande benefício da matriz nine box é a possibilidade de fazer um planejamento de sucessão mais assertivo. Com base no desempenho e no potencial dos colaboradores, é possível entender quem está pronto para ocupar posições de liderança e quem ainda precisa de desenvolvimento. Isso evita surpresas desagradáveis e garante uma transição suave quando algum líder deixar a empresa.

O planejamento de sucessão é vital para a sustentabilidade do negócio. Dados da Deloitte mostram que 86% dos executivos afirmam que o planejamento de sucessão é uma das maiores preocupações dentro das empresas, especialmente em cenários de crescimento ou mudanças organizacionais.

3. Apoio no desenvolvimento de competências

A matriz ajuda a identificar quais competências precisam ser desenvolvidas em cada colaborador, de acordo com seu quadrante. Por exemplo, quem está no quadrante de “alto potencial e baixo desempenho” pode precisar de um programa de coaching para melhorar a performance. Já aqueles com “médio desempenho e médio potencial” talvez precisem de treinamentos mais técnicos ou capacitação em habilidades específicas.

De acordo com um estudo do LinkedIn Learning, 79% dos profissionais acreditam que o desenvolvimento de habilidades é crucial para o sucesso na carreira, e colaboradores que participam de programas de desenvolvimento têm mais de 50% de chance de serem promovidos dentro da própria empresa.

4. Ajuda na retenção de talentos

A matriz nine box permite que a empresa entenda melhor os colaboradores, suas aspirações e necessidades. Com isso, é possível criar planos de desenvolvimento personalizados e oferecer feedbacks mais construtivos, aumentando o engajamento e a satisfação no trabalho. Isso, por sua vez, impacta positivamente a retenção de talentos, já que os colaboradores se sentem mais valorizados e enxergam oportunidades reais de crescimento dentro da organização.

Estudos da Gallup mostram que colaboradores engajados têm 21% mais produtividade e 41% menos faltas do que aqueles que se sentem desconectados do ambiente de trabalho. Ou seja, entender onde cada colaborador se encaixa na matriz é uma maneira eficiente de melhorar o clima organizacional e a produtividade.

5. Aperfeiçoa a tomada de decisão

Com a matriz nine box, os gestores têm uma base sólida de informações para tomar decisões mais assertivas sobre promoções, realocações ou desligamentos. A análise detalhada de potencial e desempenho oferece uma visão objetiva que complementa a opinião subjetiva dos gestores, reduzindo a chance de erro e garantindo que as decisões sejam justas e bem fundamentadas.

Além disso, o uso da matriz ajuda a evitar promoções inadequadas, como o famoso “Princípio de Peter”, em que um colaborador é promovido a um cargo em que não consegue performar bem por falta de habilidades específicas para aquela função.

6. Feedbacks mais personalizados e eficientes

A matriz nine box facilita a elaboração de feedbacks mais direcionados e personalizados para cada colaborador. Quando o gestor sabe exatamente em qual quadrante o colaborador está, fica mais fácil entender suas necessidades e elaborar um feedback que vá além do “você precisa melhorar”. Ao invés disso, é possível dar um retorno mais detalhado, explicando quais áreas precisam de foco e sugerindo ações específicas para evolução.

Empresas que oferecem feedbacks constantes e de qualidade têm 14,9% menos turnover e funcionários que se sentem 4,6 vezes mais engajados, de acordo com a Gallup.

7. Facilidade na análise de performance da equipe

Com a matriz nine box, fica muito mais fácil analisar a performance da equipe como um todo. A ferramenta permite visualizar de forma rápida quais áreas estão com colaboradores de baixo desempenho ou onde estão os talentos que precisam ser mais desafiados. Isso ajuda a distribuir melhor os esforços e os recursos de T&D (Treinamento e Desenvolvimento), priorizando os colaboradores que mais precisam de apoio.

Esse tipo de análise também ajuda a enxergar padrões na equipe, como equipes inteiras com baixo desempenho, o que pode indicar um problema de gestão, cultura ou até falta de clareza nas metas e objetivos.

8. Criação de Programas de Desenvolvimento e capacitação

A matriz nine box também auxilia na criação de programas de desenvolvimento mais personalizados e focados. Ao entender as necessidades de cada quadrante, é possível criar trilhas de aprendizagem específicas para cada grupo, garantindo que os colaboradores recebam o suporte necessário para evoluir na carreira.

De acordo com a Association for Talent Development (ATD), colaboradores que participam de programas de desenvolvimento apresentam 218% a mais de receita por colaborador do que aqueles que não recebem treinamentos contínuos.

Como montar a Matriz Nine Box?

Para criar uma matriz nine box eficiente, é preciso seguir alguns passos específicos e entender bem como aplicar essa ferramenta na prática. Vamos aos passos para montar a matriz:

1. Defina os critérios de avaliação

O primeiro passo é definir quais critérios você vai usar para avaliar o potencial e o desempenho dos colaboradores. Cada empresa pode ter um conceito diferente de potencial e desempenho, então é importante alinhar com gestores e líderes o que cada um desses termos significa para a organização. Aqui estão alguns exemplos de critérios:

• Desempenho: capacidade de atingir metas, qualidade do trabalho entregue, comprometimento com prazos e objetivos, resultados consistentes;
• Potencial: capacidade de liderança, habilidades interpessoais, vontade de assumir novas responsabilidades, capacidade de aprendizado.

Esses critérios devem ser claros e mensuráveis para evitar subjetividade e garantir que a avaliação seja justa.

2. Colete informações sobre desempenho e potencial

Com os critérios definidos, é hora de coletar dados sobre cada colaborador. Você pode usar avaliações de desempenho já realizadas, conversas com gestores e até mesmo autoavaliações dos próprios colaboradores, conforme explicamos anteriormente.

Para medir potencial, o ideal é utilizar informações qualitativas, como o comportamento do colaborador em situações de pressão, capacidade de resolver problemas e habilidade de comunicação.

3. Defina a escala de classificação

Depois de reunir as informações, é hora de definir a escala de classificação. Normalmente, utiliza-se uma escala de 3 níveis para cada eixo:

• Desempenho: baixo, médio e alto;
• Potencial: baixo, médio e alto.

Isso cria os 9 quadrantes da matriz, onde cada colaborador será posicionado de acordo com seu perfil. É importante que essa escala seja bem compreendida por todos os envolvidos para garantir que os colaboradores sejam alocados corretamente nos quadrantes.

4. Posicione os colaboradores nos quadrantes

Com a escala definida, comece a posicionar cada colaborador nos quadrantes da matriz. Aqui é onde você visualiza quem tem um alto potencial, mas ainda não entrega um desempenho esperado (quadrante “enigma”), quem são as “estrelas” que possuem alto desempenho e alto potencial, e quem pode estar com um baixo potencial e baixo desempenho, precisando de ações corretivas ou até mesmo reavaliação de cargo.

Lembre-se que esse processo deve ser colaborativo, contando com a participação de gestores diretos e do RH para garantir uma visão mais ampla e objetiva.

5. Interprete os resultados

Depois de posicionar todos os colaboradores, é hora de interpretar os resultados e analisar o que cada quadrante indica sobre o desenvolvimento e as necessidades da equipe. Por exemplo:

• Colaboradores no quadrante alto potencial e alto desempenho são ótimos candidatos para planos de carreira e sucessão;
• Já aqueles no quadrante baixo potencial e baixo desempenho podem precisar de um feedback mais incisivo e até mesmo de planos de correção de performance.

Entender o que cada quadrante representa é essencial para traçar estratégias de desenvolvimento e movimentação de talentos dentro da empresa.

6. Desenvolva planos de ação

Depois de analisar os resultados, desenvolva planos de ação personalizados para cada quadrante. Isso pode incluir:

• Treinamentos e capacitações para colaboradores com potencial de crescimento;
• Feedbacks regulares e coaching para melhorar o desempenho;
• Programas de reconhecimento e retenção para talentos de alto desempenho;
• Realocações ou desligamento para colaboradores que se mantêm no quadrante de baixo potencial e baixo desempenho, mesmo após tentativas de desenvolvimento.

O plano de ação deve ser bem estruturado, com prazos definidos e métricas de acompanhamento.

7. Acompanhe e reavalie periodicamente

A matriz nine box não é uma ferramenta estática. É importante reavaliar periodicamente o desempenho e potencial dos colaboradores, pois as pessoas mudam e evoluem ao longo do tempo. Refaça a matriz a cada seis meses ou anualmente, para garantir que ela continue refletindo a realidade da empresa.

Dicas extras

• Seja transparente com os colaboradores sobre como a matriz funciona e para que ela será usada. A transparência ajuda a evitar interpretações erradas e torna o processo mais justo;
• Utilize ferramentas de software para construir e gerenciar a matriz nine box. Muitas plataformas de gestão de talentos oferecem esse recurso de forma integrada;
• Utilize sempre dados confiáveis e mensuráveis para apoiar o posicionamento do colaborador em determinado quadrante. Lembre-se: opiniões pessoais por si só podem não condizer com a realidade!
• Utilize diversas fontes de informação e, se for o caso, conte com a ajuda de mais profissionais para montar a matriz;
• A elaboração da matriz é uma rotina, pois ela precisa ser atualizada periodicamente;
• Antes de tomar qualquer decisão, reúna-se com o colaborador para entender melhor suas motivações, desejos e empecilhos para a realização do trabalho.

Seguindo esses passos e aplicando as ações corretamente, a matriz nine box se torna uma ferramenta poderosa para mapear o potencial dos colaboradores, identificar talentos, promover planos de desenvolvimento e planejar sucessão de maneira estratégica e eficiente.

Modelo para baixar de Matriz Nine Box

Para te ajudar no processo, montamos um modelo de Matriz Nine Box para você baixar e usar, além de um material de apoio com mais explicações sobre os quadrantes. Neste kit, você vai encontrar:

• Matriz nine box para impressão ou edição online;
• Um guia de compreensão, para entender o significado de cada quadrante e como avaliar os seus colaboradores em cada um deles.

Basta clicar na imagem abaixo e preencher o formulário para baixar gratuitamente seu kit:

Gabrielly Pazetto

Desde 2018 ajudando empresas a transformar T&D com tecnologia na Twygo. Licenciada em Letras, MBA em Marketing pela USP/Esalq e Técnico em TI (Informática) pelo Instituto Federal Catarinense. Especialista em estratégias de produto, inovação e condução de projetos de produto com foco em treinamento e desenvolvimento.