Como fazer a integração de novos colaboradores? Descubra 7 detalhes indispensáveis

A integração de novos colaboradores é muito importante para colocar o funcionário “a bordo” da nova empresa em que vai trabalhar. É o momento de ele entender a cultura da empresa, ser apresentado aos colegas e aprender a executar sua função.

Realizar esse processo corretamente é a chave para o sucesso de muitas contratações e, por isso, vamos ensinar tudo o que esse treinamento precisa conter, para você realizá-lo da melhor forma. Siga lendo o post para aprender!

O que é integração de novos colaboradores?

Integração de novos colaboradores é o processo de preparar um funcionário para que ele inicie seu trabalho na empresa.

Esse processo tem 3 principais objetivos:

Acolhimento do colaborador

A integração é o momento de receber o novo colaborador para trabalhar em um novo ambiente, acolhê-lo e fazê-lo se sentir parte do time.

Ao fim da integração, ele deve estar por dentro da cultura da empresa, e bem entrosado com os colegas de equipe.

Ensinar o essencial sobre a empresa

O colaborador deve saber o necessário sobre a empresa antes de começar a trabalhar de fato.

Isso porque ele precisa entender o perfil da empresa que ele irá fazer parte, saber como o trabalho dele se encaixa na estratégia da organização, como os processos estão estruturados etc.

Capacitar o colaborador para exercer sua função

O processo de integração também tem como objetivo preparar o profissional para desempenhar sua função na empresa com qualidade e autonomia.

Por isso, ele deve ser capacitado nos processos de sua área, nas ferramentas que irá precisar utilizar diariamente e todos os indicadores e materiais que o ajudem a exercer seu trabalho.

Qual a importância da integração de novos colaboradores?

A integração é o primeiro degrau do desenvolvimento do funcionário na empresa. É a partir dela que ele conhecerá sua equipe de trabalho, os métodos e processos utilizados, entender o que a organização espera dele e o que ele pode esperar da organização.

Entenda alguns benefícios de realizar corretamente a integração de novos colaboradores:

Entrega mais rápida de resultados

Quando um novo colaborador entende o método de trabalho e como realizá-lo da melhor forma, o período de adaptação é mais rápido e ele começa a entregar resultados mais cedo.

Melhora do clima organizacional

Cada vez mais as empresas percebem a necessidade de prezar por um bom clima organizacional, e o primeiro passo para se obter um bom clima é estabelecer e deixar claro as regras, valores, filosofias e código de conduta da empresa.

São essas bases que garantirão um bom clima organizacional, e o mais indicado é apresentá-las assim que o profissional entra na organização.

O que um treinamento de integração contém?

1. Mensagem de boas-vindas

É um recado amistoso para o colaborador, assinado pelo seu futuro líder, diretor da área ou mesmo pelo presidente da companhia. Aqui também entra a entrega de  itens personalizados. Isso aumenta a sensação de pertencimento.

No vídeo abaixo deixamos algumas ideias de itens para adicionar no kit de boas-vindas do seu colaborador.

2. Documentos importantes

Também é importante fornecer ao novo colaborador documentos importantes, como: cartilhas de benefícios e convênios, acordos de confidencialidade, números de ramal, manuais etc.

3. Apresentação da empresa

Consiste em apresentar uma breve história da organização, os valores, a visão e a missão da empresa, além da cultura organizacional. Isso ajuda a aumentar o engajamento do novo colaborador e fazê-lo entender que faz parte de um grande projeto.

4. Apresentação dos produtos e serviços oferecidos pela empresa

É interessante que o novo colaborador tenha contato com o produto ou serviço oferecido pela empresa, independentemente do setor em que ele irá atuar. Afinal, ele deve saber em prol de que está trabalhando, aquilo que ele estará promovendo.

5. Apresentação aos colegas de trabalho

Ao apresentar um novo membro a sua equipe, é importante esclarecer quem é o seu líder imediato, quais as funções de cada um e quais as atividades que serão realizadas por ele.

6. Apresentação das funções

Algo que não pode faltar na integração de um novo colaborador é a apresentação das funções que serão desempenhadas por ele. Não só isso, mas os processos e as ferramentas também.

Todos esses procedimentos devem aparecer em algum momento da integração, e é importante saber em que momento você deve lançar mão de cada um deles. Por isso, fizemos um passo a passo com as etapas de uma integração.

No próximo tópico, você pode conferir e aprender a aplicar um treinamento desse tipo, olha só:

Como aplicar um treinamento de integração?

1. Prepare o colaborador

Antes de tudo, precisamos lembrar que a integração começa bem antes do primeiro dia do colaborador na empresa. Ela ocorre desde que o profissional é contratado até depois dos primeiros dias de trabalho.

Então é preciso preparar o colaborador para entrar na organização. Mas como se faz isso? Você precisa fazê-lo se sentir bem-vindo e garantir que tenha uma boa experiência. Aqui entram:

• Welcome kits;
• Mensagem de boas-vindas;
• Materiais institucionais (ex: culture code);
• Aviso a equipe sobre chegada do novo colega.

2. Apresente a empresa

Esse é o momento no qual o colaborador vai começar na empresa, o seu primeiro dia. Geralmente essa etapa é liderada pelo RH, que fica responsável por apresentar a empresa e sua estrutura.

Então é importante reforçar para o colaborador “quem” é a empresa. Você faz isso apresentando:

• Missão, visão e valores;
• Cultura organizacional;
• Estratégia do negócio;
• Produtos e serviços oferecidos;
• Macroprocessos;
• Tour pelo escritório (físico ou virtual).

Além disso, o funcionário precisa ser apresentado aos profissionais-chave da empresa, como a liderança e gestão, e claro, a seus colegas de trabalho. Essa interação é muito importante para introduzir o novo colaborador ao seu setor e fazê-lo se sentir definitivamente acolhido.

3. Capacite o colaborador

Esse passo geralmente é realizado pelo líder/gestor do novo colaborador. É o momento de efetivamente treinar o profissional para desempenhar sua função.

O colaborador irá precisar passar por treinamentos e capacitações, em sua maioria mais técnicas, para aprender a executar a função de acordo com os padrões específicos da organização.

Ele irá precisar saber utilizar todas as ferramentas necessárias, saber quem pode orientá-lo em caso de dúvidas, e ter domínio básico dos processos de sua área.

4. Avalie a integração

Por fim, você não pode deixar de medir os resultados do treinamento. Dessa forma, você pode avaliar as ações e identificar as melhorias a serem feitas nas próximas integrações.

Você consegue fazer isso através de feedbacks dos novos colaboradores que passaram pelo treinamento, para saber o que eles acharam positivo e negativo no processo.

Uma outra ferramenta é a avaliação de desempenho, que além de ajudar a identificar os conhecimentos adquiridos pelos profissionais, pode servir como um indicativo da qualidade técnica da integração.

Pronto, agora você está pronto para realizar a integração de novos colaboradores na sua empresa!

Esse processo precisa ser repetido toda vez que alguém entra na empresa, nesse sentido, os gastos com tempo, recursos humanos e materiais é algo a ser levado em conta. Para que não seja necessário repetir diversas vezes a aplicação do mesmo conteúdo, uma plataforma EAD pode ser muito útil no programa de integração.

É possível hospedar o conteúdo do treinamento (vídeos, PDFs, PPTs, etc.) em uma plataforma EAD, e esse conteúdo pode ser acessado a qualquer hora por qualquer novo colaborador que entrar na empresa. Isso elimina a necessidade de formar turmas, alocar espaços físicos e outros recursos.

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Gabrielly Pazetto

Desde 2018 ajudando empresas a transformar T&D com tecnologia na Twygo. Licenciada em Letras, MBA em Marketing pela USP/Esalq e Técnico em TI (Informática) pelo Instituto Federal Catarinense. Especialista em estratégias de produto, inovação e condução de projetos de produto com foco em treinamento e desenvolvimento.