Dicas de gestão de equipes que vão salvar seu home office!

Com a pandemia do novo COVID-19 e os decretos de quarentena, muitas empresas estão implantando home office em suas rotinas de trabalho. Algumas já lidam com essa prática em situações normais e sabem como proceder, porém existem aquelas que nunca aplicaram o trabalho remoto. Para essas organizações, pode ser difícil gerenciar equipes e manter os colaboradores engajados.

Pensando nisso, separamos dicas de como gerenciar seu home office e as melhores ferramentas para esse cenário. Continue lendo, e quem sabe você pode implantar essa prática no dia a dia organizacional!

Primeiramente, o que é home office?

Home office, em português, significa trabalho de casa. Ou seja, o profissional executa suas funções de forma remota, seja ele um autônomo ou vinculado a alguma empresa.

Apesar do nome, essa prática não remete apenas ao trabalho de casa, e sim a qualquer alternativa que não seja a sede da empresa.

O home office se tornou popular a partir do momento em que as organizações notaram os benefícios de aplicá-la, junto com a valorização da qualidade de vida dos colaboradores. Assim, muitas empresas já funcionam dessa forma integralmente ou com grupos específicos, como times de desenvolvimento, por exemplo. Porém ainda temos muitas empresas que utilizam esse modelo para alguma situação específica, podendo estar limitada a um projeto, a uma entrega ou para reduzir os impactos causados, lidar com imprevistos, como doenças ou acidentes, ou seja esse modelo ainda não está implantado na empresa, só para excepcionalidades.

Agora você sabe o que é home office. Mas, quais são os benefícios que fazem organizações se interessarem tanto por essa prática? Continue lendo e vamos te mostrar alguns deles!

Benefícios do home office

Redução de distâncias

Pode parecer contraditório, mas o home office reduz distâncias pela velocidade e facilidade com que as informações são passadas em frente. Graças as tecnologias atuais, as equipes podem se reunir mesmo com pessoas estando em várias parte do mundo. Além disso, em casos emergenciais, não há necessidade de correr até o escritório depois do expediente; o problema pode ser resolvido em pouco tempo, de dentro de casa.

Junto com essa facilidade, o home office otimiza a expansão das empresas e pode facilitar o recrutamento e seleção das equipes. Ao invés de construir uma nova sede em outro estado, por exemplo, a gestão pode optar por contratar uma equipe nesse estado e fazer o onboarding e gerenciamento dos times sem precisar estar no mesmo local que o time!

Melhor qualidade de vida do colaborador

Vários estudos têm sido feitos para entender os impactos do home office na qualidade de vida das pessoas. Dentre esses estudos, destacamos o estudo feito pelo professor Nicholas Bloom, da Universidade de Stanford, que testou 500 colaboradores de uma empresa de viagens chinesa. Os profissionais focos do estudo foram divididos em dois grupos — um que continuou trabalhando na sede da empresa, e outro que começou a trabalhar em casa.

Após dois anos de análise, Bloom identificou que a produtividade entre os trabalhadores remotos aumentou. Entre outros resultados, o modelo home office diminuiu em 50% o atrito entre os colaboradores, e notou-se que eles tiravam pausas mais curtas e tiveram redução dos períodos de afastamento por motivo de saúde.

Não podemos negar que trabalhar de casa deixa o colaborador muito mais confortável e reduz o nível de stress, pois evita situações como pegar trânsito, chegar atrasado no escritório, esquecer alguma coisa em casa, entre outras.

Em home office, a hora de acordar, o café da manhã e todas as atividades diárias são mais fáceis de controlar e pode-se aproveitar o tempo que comumente seria gasto no trânsito para momentos de lazer com a família, desenvolver novos conhecimentos e habilidades. E poder equilibrar melhor seu tempo entre trabalho e família, certamente deixará as pessoas mais felizes e isso vai impactar diretamente na sua produtividade.

Aumento da produtividade

Segundo pesquisa feita pela Flexjobs, 52% dos trabalhadores remotos responderam que, quando precisam focar em uma entrega, eles preferem trabalhar de casa, de forma mais isolada. Os principais motivos dessa escolha são a redução das interrupções por parte dos colegas de trabalho (76%), a redução das distrações (76%) e nível de silêncio do ambiente (62%).

Como já dissemos, o aumento da produtividade é causado principalmente pela maior satisfação do colaborador. Além da otimização do seu tempo, em um ambiente home office o nível de interrupção reduz e quando ocorre, comumente, são feitos de forma mais estruturada para facilitar a comunicação, são feitos de forma mais objetiva e clara. Desta forma passamos a ser mais assertivos.

Junto disso, o home office permite que o colaborador autogerencie seu dia a dia, dando a ele autonomia para adequar seu horário de trabalho, estruturar melhor a forma de realizar suas entregas e melhorar seu desempenho de forma geral.

Atração e retenção de talentos

Empresas que aplicam home office em sua rotina passam a imagem de modernidade e inovação, o que atrai colaboradores pois entendem que a empresa oferece um ambiente de trabalho preocupado com a qualidade de vidas dos seus colaboradores. Com essa prática aumenta a possibilidade de atrair pessoas com as qualificações necessárias para o negócio, amplia as fronteiras geográficas para busca de profissionais com o perfil alinhado com a cultura da organização.

Importante destacar que pessoas com maior nível de conhecimento e com perfil alinhado com a organização, costumam inspirar seus colegas, trazer novos conhecimentos para o time e, assim aumentamos o desempenho do time como um todo.

O home office ajuda na retenção de talentos. Isso porque empresas que investem nessa prática criam um employer branding, ou seja, uma reputação de modernidade e flexibilidade em prol de seus colaboradores. Assim, eles se tornam mais engajados com a organização e se sentem valorizados. Junto com isso, no cenário de crise do COVID-19, onde muitos profissionais estão sendo desligados, o home office ajuda a manter essas pessoas em uma situação financeira estável.

E não podemos deixar de falar do ganho para empresa, quando falamos em reter um talento, pois repor um profissional que já conhece a cultura da empresa, seus processos e ferramentas tem um custo bastante alto, sem falar do risco de contratar pessoas que não se encaixem com o modelo da organização ou não tenham as habilidades necessárias.

Redução de custos

Podemos avaliar a redução de custos com o home office por duas perspectivas. Vamos começar avaliando pela perspectiva do colaborador que, podendo trabalhar de casa, tende a reduzir seus gastos com transporte, alimentação, além do gasto do seu tempo com atividades de baixo valor agregado.

Como já dissemos, uma hora no trânsito pode significar uma hora a mais de sono, uma hora a mais com a família, uma hora a mais lendo um bom livro ou praticando atividades físicas, e tudo isso vai impactar na saúde do colaborador, tanto física quanto emocional. Assim, podemos dizer que existe uma grande probabilidade de redução de gastos com remédios.

Pela perspectiva das empresas, com a possibilidade de as equipes trabalharem remotamente, reduzimos a necessidade de espaço físico e os custos relacionados a isso vão reduzir. Além do que já foi dito anteriormente, o trabalho remoto pode ajudar na expansão geográfica das empresas com pouco aumento de custo operacional.

Podemos concluir com isso que além dos benefícios diretos à vida dos colaboradores, temos impactos positivos no resultado das empresas.

Práticas que melhoram o home office

Como você pode ver, o home office pode ser muito benéfico para empresa, se feito corretamente. Para isso, existem práticas que aumentam as chances de sucesso da implantação do trabalho em casa, como:

Manter a rotina

Ainda que seja produtivo de forma geral, alguns colaboradores podem se distrair em casa e não conseguir produzir como antes. Uma forma de evitar que isso aconteça é fazer o possível para manter a rotina da empresa entre os colaboradores. Como a criação de salas virtuais para que eles possam estar juntos, mesmo que à distância. É muito importante manter algumas cerimônias de acompanhamento do progresso das atividades, para garantir a sinergia e alinhamento do time.

Outro ponto importante, é que sejam mantido os momentos de confraternização e comemoração, como, por exemplo, comemorações por metas batidas, ter um espaço para o bate papo na hora do cafezinho, e outros costumes que ajudam a manter o senso de pertencimento, fazem com que as pessoas sigam se sentindo parte do grupo e inseridas no contexto da organização.

É importante ressaltar que o home office exige algumas normas de conduta, uma delas sendo o respeito ao tempo do outro. Precisamos entender que, mesmo que a pessoa esteja em casa, ela pode estar conciliando o trabalho com atividades domésticas. Sendo assim, antes de uma reunião, por exemplo, é recomendável entrar em contato com o colaborador para se certificar de sua disponibilidade.

Nossa sugestão é que seja combinado um horário para essa conversa, respeitando o início e o fim, tendo uma pauta estruturada, que vai indicar os assuntos que serão abordados, assim todos estarão preparados e o tempo da reunião certamente será mais bem aproveitado. Organização e disciplina se tornam ainda mais essenciais quando estamos tratando de home office.

Priorizar a comunicação

Muitas empresas sofrem com problemas de comunicação no seu dia a dia, o que pode se acentuar durante o home office. Para reduzir os ruídos na comunicação e evitar que informações relevantes se percam, é importante estabelecer certas ações e deixar claro para todos os envolvidos quais são as metas e entregas de maior prioridade.

Dentre essas ações, é interessante reunir as equipes diariamente para discutir as atividades que serão realizadas durante o dia, o que melhora o entendimento e colaboração dos funcionários.

Um ponto que ajuda na melhoria da comunicação é a atuação da liderança de uma forma mais próxima ao time, acompanhando o avanço das tarefas, mas principalmente se colocando à disposição para tirar os empecilhos que possam impactar na execução do que foi planejado.

E, para termos essa comunicação fluída, é importante que a empresa estabeleça os canais de comunicação que serão usados e oferece a infraestrutura necessária para que todos tenham facilidade para as conversas em salas virtuais. Além disso, a organização também deve disponibilizar um local de armazenamento comum, onde colaboradores possam acessar, editar e guardar documentos de modo fácil e rápido. Essas ferramentas são importantes na rotina, mas se tornam indispensáveis durante o home office.

Como manter os colaboradores engajados em home office?

Manter o engajamento do time durante o home office pode ser complicado, levando em conta fatores como o distanciamento, que dificulta as interações. Sendo assim, é importante que a empresa reúna esforços para manter seus colaboradores motivados a fazerem um bom trabalho. Para isso, as seguintes práticas podem ser aplicadas:

Definir grupos menores de trabalhos e padrinhos

O apadrinhamento consiste em nomear pessoas que vão acompanhar mais de perto os colaboradores que podem estar tendo dificuldades em se manter engajadas na rotina home office. Esse padrinho vai dar suporte técnico, metodológico e, por vezes, emocional.

A figura do padrinho vai ajudar a desafogar a liderança e manter um nível de atenção nas pessoas, de forma mais individualizada. Quando as pessoas se sentem acolhidas e cuidadas, tendem a estar mais comprometidas.

Investir nas interações online

Quando falamos de interação online a primeira coisa que vem em mente é a tecnologia, certo? Por isso, é necessário ter um ambiente com os canais de comunicação certos, com salas para que as pessoas possam trabalhar juntas, ou salas para que possam se reunir parra tratar de algum tema e, sem esquecer das salas de descompressão.

Se sua empresa investe em formas de entretenimento e integração na rotina, não pare por causa do home office! Hoje em dia existem várias formas de se entreter em conjunto pela internet. Jogos como gartic e stop são uma opção conhecida, mas é possível ir além.

E saiba que essa integração não depende unicamente de aplicativos! Muitos colaboradores continuam seu happy hour, porém por videoconferência com seus colegas.

Outras empresas estão criando salas em aplicativos de comunicação que simulam a sala de descanso da empresa. Independentemente da prática que você escolher implantar tenha certeza que a empresa que oferece e incentiva as interações sociais, mesmo que de forma virtual, criar uma sensação de pertencimento por parte do time, que é um fator muito relevante quando falamos de engajamento.

Continuar as capacitações

Mesmo com o relativo distanciamento causado pelo home office, práticas rotineiras como processos de capacitação devem continuar. Para que seja possível garantir que os colaboradores sigam evoluindo como profissionais, mesmo estando longe da empresa, é necessário implantar uma plataforma EAD de treinamento.

Esse tipo de ferramenta permite que os colaboradores desenvolvam suas competências técnicas e comportamentais, consumam conteúdos de seu interesse, sigam trilhas pré-estabelecidas para obterem novas competências, testarem seu conhecimento e promover desafios e competições entre os colaboradores por meio de gamificação. Com isso, os colaboradores se motivam a buscar conhecimento e a se manter atualizados, mesmo estando distante dos demais.

Agora que você sabe como fazer o home office da melhor forma possível, é necessário saber quais ferramentas usar! Confira abaixo alguns exemplos:

Ferramentas que viabilizam o home office

Desde comunicação à gerenciamento de tarefas, existem várias ferramentas que ajudam a tornar o home office mais efetivo e, de forma geral, benéfico para a empresa. Na hora de escolher qual usar, é importante conhecer a situação da sua organização para saber do que ela precisa. Para te ajudar a escolher, separamos ferramentas de diferentes áreas de atuação, que vem se destacando no mercado.

Pontomais – Gestão de ponto eletrônico

O Pontomais é uma ferramenta de monitoramento online, onde os colaboradores podem registrar os pontos de entrada e saída. Assim, os gestores podem acompanhar o cumprimento de expediente de cada um.

Algumas empresas usam essa ferramenta no dia a dia, mas ela é perfeita para o home office pois garante à gestão um indicador de pontualidade a distância, sem que precisem entrar em contato direto com o colaborador. Além disso, o Pontomais lembra os usuários da hora de bater o ponto e começar a trabalhar, aumentando a produtividade das equipes.

Google Drive – Armazenamento de arquivos

Plataformas de armazenamento em nuvem são muito importantes para o home office, pois permitem a troca de arquivos e informações fora dos servidores da empresa. Também porque ferramentas como e-mail e Skype não suportam todos formatos de arquivo, além de não haver organização.

O Google Drive é a plataforma nuvem mais utilizada, por ser vinculada a vários outros aplicativos e suportar vários formatos. Ela permite a visualização e edição simultânea, além de ferramentas de revisão e comentários, que melhoram o processo produtivo e a performance da equipe no home office.

Twygo – Treinamento online

A Twygo é uma plataforma EAD ideal tanto para a rotina da empresa quanto para a continuidade de capacitações. Além de oferecer vários cursos prontos, o software permite a criação de cursos personalizados. Assim, o treinamento pode ser como a empresa preferir: completamente EAD, híbrido entre outros.

Sabendo como pode ser complicado acompanhar o processo de aprendizagem, o Twygo oferece indicadores de desempenho e testes de entendimento, que ajudam os gestores a entenderem em quais conteúdos cada colaborador tem mais dificuldade, quanto tempo eles levam para concluir os cursos, entre outras informações que tornam a capacitação mais eficiente.

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Fleeg – Vendas e marketing

Pensando na aproximação dos vendedores e na otimização do processo de vendas, o Fleeg é uma plataforma que reúne todas as informações importantes sobre um possível cliente, além de marcar interações automaticamente e lembrar o vendedor das tarefas a serem realizadas.

Essa plataforma também faz automação de marketing, ou seja, otimiza o processo de atração de possíveis clientes e ajuda na disseminação da marca. Assim, a empresa consegue clientes mais qualificados, o que gera negócios mais lucrativos e constantes, junto com uma reputação positiva no mercado.

Artia – Gestão de projetos

O Artia é uma das ferramentas de gestão de projetos mais conhecidas do mercado, contendo várias funcionalidades focadas em otimizar a execução de um projeto, desde um kanban até registro de apontamentos em tempo real.

Por meio dessa plataforma é possível acompanhar um projeto desde seu planejamento até a entrega final, monitorando os responsáveis por cada etapa, o andamento dos processos e muito mais! Assim, as equipes trabalham com mais harmonia e o resultado final corresponde às expectativas criadas no início do projeto.

Factorial – Gestão de férias e ausências

A Factorial é uma ferramenta para gestão de férias, folgas e ausências totalmente online e na nuvem. Com a Factorial o RH tem facilidade e praticidade na hora de gerenciar todas as jornadas dos colaboradores.

Com a Factorial gerentes e RH podem ter um painel visual com o calendário de folgas e férias dos colaboradores, para organizar as equipes em home office da melhor forma.

Andreia da Silva Justo

Consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC, possui os títulos de PMP (Project Management Professional) pelo PMI e CBPP pela ABPMP. Com mais de 25 anos de experiência em gestão de projetos, é uma grande entusiasta da tecnologia e acredita na inovação como facilitadora dos processos de desenvolvimento de pessoas.