A gestão de competências é muito importante para empresas que pretendem se certificar na Norma ISO 9001, de Gestão da Qualidade. Basicamente, ela foca em identificar as competências essenciais — ou seja, os conhecimentos, habilidades e atitudes — que os colaboradores precisam para desempenhar bem suas funções. E quando falamos em uma gestão de qualidade, isso faz toda a diferença, já que uma equipe bem preparada impacta diretamente o resultado final da empresa.
Mas como definir essas competências de forma eficiente? E como evidenciá-las de acordo com a ISO 9001? Neste post, você vai entender tudo sobre o processo e como aplicá-lo de forma simples e prática. Vamos lá!
O que a ISO 9001 diz sobre competências?
De acordo com a Norma ISO 9001, a empresa precisa definir quais competências são necessárias para cada cargo e garantir que seus colaboradores as possuam. Isso deve ser feito com base em educação, treinamento ou experiência, e todas essas informações precisam ser documentadas e comprovadas. A seguir, detalhamos os principais pontos exigidos pela norma:
- A organização deve definir as competências necessárias para cada cargo;
- Garantir que os colaboradores estejam qualificados, com base em educação, treinamento ou experiência;
- Implementar ações para adquirir ou melhorar competências quando necessário;
- Documentar todas essas informações para comprovar a eficácia da gestão de competências.
Primeiro, é preciso levar em conta dois pontos: cabe somente à própria empresa determinar quais competências serão necessárias para as funções desempenhadas em cada cargo (de acordo com a sua pertinência para o Sistema de Gestão da Qualidade), e estas informações devem estar documentadas e disponíveis para consulta.
A Norma sugere que a empresa deve definir que uma pessoa, para ocupar seu cargo de interesse, precisa apresentar, obrigatoriamente, qualificação para pelo menos uma das competências a seguir: educação, treinamento ou experiência. E fica à cargo da empresa exigir do candidato mais de uma dessas competências.
Portanto, uma boa forma para atender ao item é criando a descrição dos cargos e listando as competências pertinentes para cada um, seja numa planilha do Excel, num documento do word ou num software para gestão de competências.
Como definir as competências certas para cada cargo?
Para atender aos requisitos da norma e garantir que sua equipe esteja preparada, você precisa definir claramente quais são as competências essenciais para cada cargo. Isso pode ser feito criando descrições de cargos bem detalhadas, onde você lista todas as qualificações necessárias. Aqui vão algumas dicas práticas:
- Documente tudo: Use planilhas, documentos ou até um software de gestão de competências para manter tudo organizado e disponível.
- Faça uma análise detalhada dos cargos: Quais conhecimentos, habilidades e atitudes são indispensáveis? Pense nisso com base nas atividades diárias de cada função.
- Estabeleça critérios claros: Defina o que é essencial em termos de educação, treinamento e experiência.
Vamos dar uma olhada em como cada uma dessas áreas pode ser aplicada.
Educação: um pilar das competências
A educação é um dos pilares fundamentais para definir as competências. Para algumas funções, ter um nível educacional específico é obrigatório. Por exemplo, se a empresa exige que o analista de RH tenha um diploma em administração, um candidato sem esse título não poderá ocupar o cargo, mesmo que tenha vasta experiência.
A comprovação dessa competência é simples: basta reter cópias de certificados ou diplomas. E manter esses documentos organizados facilita muito na hora de uma auditoria da ISO 9001.
Treinamento: desenvolvimento contínuo
Só a formação acadêmica não é suficiente. Às vezes, um colaborador precisa de treinamentos complementares para desenvolver habilidades específicas para o cargo. Aqui entram tanto treinamentos internos quanto externos, que ajudam a preencher lacunas de conhecimento.
Evidenciar esses treinamentos é fácil: assim como com a educação, cópias de certificados ou comprovantes de participação devem ser arquivados. Lembre-se de acompanhar os treinamentos realizados e a necessidade de atualizações.
Experiência: o que já foi aprendido na prática
A experiência é outro fator chave. Um colaborador que já desempenhou determinada função em outras empresas pode trazer conhecimentos práticos valiosos. No entanto, se a experiência não for suficiente, a empresa pode exigir uma combinação de experiência e treinamento, ou até educação e experiência.
Para comprovar essa competência, vale guardar cópias da carteira de trabalho, cartas de recomendação ou até fazer uma avaliação prática conduzida por um superior.
Avaliação da eficácia: como medir se tudo está funcionando?
De nada adianta definir competências e oferecer treinamentos se você não avalia a eficácia dessas ações. Isso envolve acompanhar o desempenho dos colaboradores e verificar se eles estão realmente aplicando o que foi aprendido. A ISO 9001 sugere que essa eficácia seja avaliada de forma contínua.
Uma boa forma de fazer isso é por meio de indicadores de desempenho. Eles ajudam a medir o impacto real dos treinamentos e a entender onde ainda há espaço para melhorias. Além disso, é essencial garantir que as competências adquiridas sejam relevantes e tragam resultados palpáveis para a empresa.
A importância de documentar tudo
Por fim, a ISO 9001 deixa bem claro: nada vale sem documentação. Isso significa que todas as ações, desde a definição de competências até a comprovação de educação, treinamento e experiência, precisam estar devidamente registradas. Isso não só facilita o processo de auditoria, mas também ajuda a garantir que a gestão de competências da empresa seja eficiente e transparente.
Você pode fazer tudo isso manualmente, mas hoje em dia existem ferramentas específicas que ajudam a organizar e gerenciar todas essas informações de forma prática. Usar um software de gestão de competências pode ser uma ótima saída para evitar erros e garantir que tudo esteja documentado corretamente.
Implementar a gestão por competências é um passo importante para garantir que sua equipe esteja alinhada com os objetivos da empresa e atenda aos padrões exigidos pela ISO 9001. Seguindo as diretrizes, documentando tudo e avaliando a eficácia das ações, você vai ter uma equipe mais qualificada, eficiente e pronta para entregar resultados. E não se esqueça: o sucesso da sua gestão de competências depende de um bom planejamento, do uso de ferramentas adequadas e de uma constante avaliação dos processos.
Como treinamentos online ajudam a desenvolver competências
Os treinamentos online são uma excelente ferramenta para desenvolver as competências que a ISO 9001 exige, pois oferecem flexibilidade, acessibilidade e recursos que facilitam o aprendizado contínuo e direcionado.
A norma ISO 9001 foca em garantir que os colaboradores tenham as competências adequadas — seja por meio de educação, treinamento ou experiência — para melhorar a qualidade dos processos e produtos da empresa. E é aí que os treinamentos online entram para facilitar a vida tanto dos gestores quanto dos colaboradores. Se você quer investir nessa estratégia, podemos te ajudar!
A Twygo é uma plataforma LMS na nuvem que oferece controle de treinamentos, facilidade na execução de capacitações e geração de insights para o desenvolvimento de pessoas.
- A Twygo é fácil de usar e vem 100% pronta para utilização desde o primeiro dia (você não vai precisar de socorro do time de TI);
- Se você já tiver os conteúdos do treinamento preparados, em um dia, você já coloca sua universidade corporativa no ar;
- Você pode adaptar o visual do ambiente de aprendizagem com a cara da sua marca;
- Oferecemos dashboards e relatórios para análises consistentes;
- Temos recursos para criar quiz e de gamificação para aumentar o engajamento;
- Emissão automática de certificados após a conclusão dos cursos;
- Contamos com uma equipe de especialistas preparados para resolver seus problemas;
- Caso você queira migrar de um LMS para a Twygo, temos suporte para você trazer os dados históricos de cursos e treinamentos anteriores;
- E muito mais!
Teste AGORA, de graça, todos os recursos da Twygo LMS. Basta preencher o campo abaixo com seu e-mail:
Twygo é uma plataforma EAD para treinamentos corporativos e venda de cursos online.
